Dicas para uma Importação Segura

Todo processo de importação segura é composto por várias etapas, que vão desde a procura por fornecedores, até o fechamento do custo final de importação. Assim como toda operação com várias etapas, o cuidado deve ser redobrado nos detalhes para que não haja aumento de custo, prazo e perda de padrão de qualidade.

O uso de boas práticas, planejamento, ferramentas e profissionais capacitados é a base para uma operação mais segura.

As dicas ao longo desse material são resultados dos nosso sucessos e fracassos ao longo desses anos. Sim, já fracassamos várias vezes também. E é isso que nos motiva a compartilhar informações, para que você não tropece nas mesmas pedras. Algumas delas são grandes, mas a maioria dos tropeços na importação brasileira está nas pequenas pedras ao longo do caminho.

3 dicas para uma importação segura

1. Esteja atento com o que o fornecedor fala/promete

De forma geral, o importador brasileiro acaba encontrando potenciais fornecedores por meio de:

• Feiras internacionais no Brasil ou no exterior;
• Sites na internet;
• Rodadas de negócio.

As duas primeiras ações são as mais utilizadas. Nesses encontros, seja pessoal (feiras) ou à distância (internet), tudo pode e tudo é possível. O fornecedor se vende da maneira que quer. Como dizia um grande pensador: “o papel aceita tudo”.

A grande oportunidade que o importador brasileiro tem é se valer de ações que confirmem quem é esse potencial fornecedor. Logicamente que uma visita no local do exportador seria o ideal, mas isso envolve tempo e investimento. Poucos fornecedores desenvolvem dessa maneira.

As informações mais relevantes a serem confirmadas sobre um potencial fornecedor são as seguintes:

• Saúde financeira;
• Capacidade produtiva;
• Entendimento das normas brasileiras (quando os produtos demandam certificação);
• Prazo de produção e posteriormente capacidade de cumprimento dos prazos assumidos;
• Tipo de empresa – fabricante ou Trading Company;
• Referências comerciais no Brasil e fora do país;
• Conhecimento da equipe de embarque quanto aos documentos de exportação (ou de importação brasileira).

Há várias outras informações, mas as citadas acima já é um belo ponto de partida.

2. Esteja na frente da negociação

Uma negociação de importação segura é como uma compra no mercado interno, com a adição de particularidades de diferentes línguas, culturas, formas de negociação entre outros aspectos.

Estar à frente da negociação de importação segura significa:

• Custos: saiba exatamente o custo do produto a ser importado em termos de custos logísticos e impostos. Para isso a empresa deverá trabalhar de forma antecipada essas informações junto a um profissional ou empresa de consultoria de importação.

• Tratamento administrativo: antes de importar a empresa precisa saber se o produto tem algum tratamento específico como certificação, licença de importação, quotas de importação, principalmente para produtos com anuência de órgão como Ministério da Agricultura, Anvisa, Inmetro e Anatel.

• Preços para comparativo: É sempre importante que o importador trabalhe com mais de uma cotação internacional, inclusive tendo como referência valores pagos pelos concorrentes diretos (quando possível e sempre de forma legal).

• Opções logísticas: Pela natureza do produto e país de origem, o importador já deverá saber quais são suas opções logísticas para que possa tomar decisões quanto a investimento versus prazo do processo.

• Financeiro – Conheça sua capacidade financeira e os momentos de pagamento das despesas de importação que são principalmente: fornecedor, impostos e custos logísticos.

• Níveis de qualidade do produto: Conheça o nível de qualidade do seu produto. O que acontece em diversos mercados, é que ainda que seja exatamente o mesmo produto, especialmente no caso de produtos chineses, é que eles podem ter diversos níveis de qualidade. Usualmente se divide em três: standard, high quality e top quality, ou seja, qualidade mínima, média e ótima, mas já experienciamos casos em que a qualidade do material, espessura, acabamento, variavam de 0 a 10. Nesse momento é crucial um time de compras com boa bagagem internacional.

Antecipar pagamentos, sobretudo em relação a um fornecedor recém desenvolvido por sua equipe, significa trazer todos os riscos da operação para sua empresa. Depois de algumas operações e de um trabalho de excelência do time de negociações é possível obter termos de pagamentos bem mais maleáveis.

Porém, o mais comum é que o fornecedor sugira um aporte de 30% das mercadorias com o pedido, e o restante no embarque, no porto de saída.

3. Alinhe expectativas de prazos e custos

O departamento de importação deve alinhar internamente, principalmente expectativas de prazo e custos. Normalmente os setores como fábrica, vendas e financeiro trabalham em cima de datas e valores projetados pela importação. Nesse sentido, é importante que a empresa trabalhe com prazos e cenários de custo otimistas, moderados e pessimistas.

Os demais departamentos devem estar envolvidos na dinâmica de importação, tendo o mínimo de entendimento sobre as particularidades da importação.

Quanto aos prazos temos:

a. Negociação: Existem diversas necessidades que podem ser prioridade, em alguns casos tempo é a maior. Aqui uma preciosa dica para a negociação, a depender da distância do seu exportador, o fuso-horário pode ser um grande inimigo, negociações rápidas podem demorar dias, entre e-mails trocados e ligações não atendidas.

Reúna todas as informações iniciais e lance de uma só vez, qualquer e todo questionamento que possa tomar tempo deve ser feito em conjunto. Contatos como Skype e WeChat podem salvar muito tempo.

b. Produção: Lead time é o termo utilizado para o tempo de produção das mercadorias, ele deve ser especialmente notado porque cada produto tem tempos diferentes de produção, a depender de suas características e do tamanho do pedido colocado. No primeiro processo dificilmente será reduzido, então atenção!  Em casos extremos, algumas fábricas chegam a solicitar 90 dias para produzir e embarcar.

c. Logística e desembaraço:  O transit time ou o período de movimentação da carga da fábrica até sua empresa, varia de acordo com o modal logístico escolhido, aqui no blog já falamos sobre eles e quais as vantagens/desvantagens de cada um. Esse tempo deve ser adicionado na estimativa de chegada do produto à sua empresa, em conjunto com o desembaraço, que deve contar com uma coordenação de embarques para garantir que não se perca tempo nesta etapa e o transporte interno.

Quanto aos custos temos:

1. Fornecedor: Valor da mercadoria para ao fabricante no exterior. Esse valor é expresso em moeda estrangeira. Normalmente é pago um percentual para produção e outro antes do embarque;
2. Custos logísticos: São valores para movimentação da carga e para a emissão e conferência de documentos, além da contratação de seguro, taxas bancárias entre outros custos. Alguns desses valores estão em moeda estrangeira e a maior parte são pagos no momento da chegada da mercadoria no Brasil.
3. Impostos: Na importação brasileira há a incidência de 5 impostos, sendo eles: II, IPI, PIS, COFINS e ICMS. Eles são pagos no momento de registro da importação no Brasil, ou seja, depois da chegada da mercadoria no (aero) porto.

Quais métodos utilizar para garantir sua importação segura?

Para garantir processos de importação segura, rápidas e eficientes, além de seguir as dicas acima, é possível a utilização de ferramentas e procedimentos adicionais. Os mais comuns e mais eficientes são: planejamento de pedidos, amostras, embarque de lotes pilotos e inspeção de carga.

Planejamento de pedidos

A programação de pedidos, ou planejamento, ajuda na melhor negociação dos pedidos de importação segura, pois concentra a demanda e ajuda o fornecedor na aquisição de matéria-prima em momentos mais adequados. Além disso, imagina-se que mesmo que haja oscilações na demanda do mercado nacional, o importador consiga reagir positivamente em parceria com o fornecedor estrangeiro.

Amostras

O primeiro ponto são as amostras. Usualmente o próprio exportador sugere o envio, e em determinados casos, se dispõem a mandar o produto gratuitamente, ficando a cargo do importador apenas o frete internacional. O processo de amostras são negociado antes de qualquer pedido, e além de aproximar os elos da negociação, garante ao importador uma avaliação inicial do exportador, lhe permitindo corrigir qualquer incoerência em especificações do produto.

Lote piloto

Entre o embarque de amostras e a colocação de pedidos maiores, sempre incentivamos a colocação de embarques pilotos que é uma quantidade mínima necessária para que o produto seja de fato validado na produção ou no cliente do importador.

Apesar de não apresentar o melhor dos custos, o embarque de um lote piloto pode servir para corrigir pontos importantes como qualidade, cor, marcação de volume, marca entre outros pontos.

Inspeção da carga  

As inspeções de carga são as ações de verificações de qualidade e quantidade realizadas por empresas internacionais, profissionais ou até mesmo pelo importados, diretamente na fábrica do fornecedor para garantir que as condições que foram negociadas se cumpram.

É necessário pesar o custo e benefício dessa operação e também se o fornecedor permitirá a utilização dessa ferramenta já que normalmente acaba por atrasar seus processos internos de produção e carregamento.

Essa sempre foi uma ferramenta interessante, mas na prática a maior esmagadora das importações acontecem sem uma visita ao fornecedor.

Qual a melhor abordagem então?

No final do dia, colocar os detalhes do projeto na ponta do lápis é o que vai definir qual das abordagens acima é a mais apropriada. Quanto mais certezas envolvidas numa importação, menos riscos são assumidos, porém é necessário notar o valor do investimento, se uma visita ao exportador impacta de maneira expressiva o da importação, então não é uma opção viável.

É possível trabalhar com cenários de prazos e custos para que toda a empresa esteja alinhada e assim cumpra com as expectativas.

Se você busca sucesso nas suas operações trazendo o menor risco possível, a IBSolutions é especialista em todas as etapas do processo citadas acima, desde o contato e desenvolvimento de fornecedores, até inspeção de carga e coordenação de embarques, oferecendo projetos sob medida, afinal de contas. Se quiser aproveitar as oportunidades que só o mercado global pode trazer, entre em contato conosco.

Agora que você já sabe como tornar seu projeto mais seguro, confira tudo o que você precisa saber nos nossos materiais.

Estenda à importação as boas práticas de desenvolvimento de fornecedor e compra que já possuem no mercado interno. Não se assuste com a importação segura. Use o bom senso e o “sexto sentido”. Eles nunca te decepcionarão na importação.

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