Purchase Order

Uma das primeiras etapas de uma importação é a emissão do Purchase Order ou Pedido de Compra. Normalmente é um documento interno da empresa que traz todas as informações relevantes de um pedido de importação.

Desenvolvemos esse material para trazer um pouco mais de informações relevantes para o entendimento e utilização desse documento.

Conceito: Documento que formaliza o pedido de compra de importação

Quando é emitido?

O Purchase Order é emitido no início do processo de importação

Quais informações esse documento deve trazer?

De forma geral, as seguintes informações devem ser mencionadas na Purchase Order.

• Dados do exportador/fornecedor
  • Origem: desenvolvimento do fornecedor
• Preço – produto + despesas acessórias (banco + embalagem de transporte + carregamento + frete interno até o porto + documentos) – ALL IN
• Incoterm – EXW – FOB (custos internos);
• Data de produção (disponibilidade);
• Data de embarque;
• Quantidade;
• Produto – especificações;
• Classificação fiscal;
• Forma de pagamento (antecipado, à vista ou a prazo);
• Meio de pagamento (cartão, transferência bancária).

Qual documento instruirá sua emissão?

Por ser o primeiro documento de importação, a Purchase Order não tem um documento que o instrui e sim as informações da compra internacional, já mencionadas acima.

Qual é o momento limite para mudança das informações da Purchase Order?

A Purchase Order tem como o momento limite para a mudança de informações, o envio ao fornecedor e principalmente antes do início da produção (que normalmente está atrelado ao pagamento).

Para quem esse documento é enviado?

A Purchase Order é enviada ao fornecedor que usará o documento como base para emissão da Pro Forma Invoice.

Quais são as possíveis alterações em uma Purchase Order? E qual departamento pode fazer esse pedido de alteração?

• Quantidade
  • Financeiro: baseado na disponibilidade de capital
  • Produção/PCP: variação de demanda e estoque
  • Vendas: variação do mercado
  • Diretoria: questão estratégica (descontinuar uma linha de produção)
    • Como cravar quantidade ou equilibrar?
      • Histórico de embarques;
      • Cenários de custo trazendo para um prazo menor do pedido (ponta a ponta);
      • Parceria com o fornecedor – flexibilidade.

• Preço
  • Fornecedor: aumento de custo
  • Mercado: variação de MP (principalmente pela variação de MP negociada em bolsa);
  • Demanda (quantidade): aumentar ou diminuir a quantidade negociada (perder ou ganhar poder de barganha);
  • Variação da moeda do país do fornecedor: o fornecedor acaba recebendo menos pelo mesmo dólar;
  • Importador: variação muito grande do câmbio.

• Custo
  • Frete Internacional – variação pois tem impacto não só no custo direto do frete, mas também no pagamento dos impostos;
  • Variação cambial – necessidade de projetar qual é a taxa do dólar limite para que uma importação seja viável;
  • Frete rodoviário;
  • Armazenagem – variação de tabela e não vinculação da tabela de armazenagem;
  • Tipo de carga (carga perigosa) – custos adicionais para transporte e armazenagem.

• Configuração do produto
  • Não disponibilidade do produto – produto substituto, mas que tenha as mesmas características;
  • Embalagem comercial – alternativa de embarque com embalagem em branco;
  • Produto descontinuado – não existe mais;
  • Mudança de tratamento administrativo – certificação, licença de importação, registro de exportador e importados;
  • Mudança de classificação fiscal – mudança de alguma característica do produto (material, função primária e secundária, uso);
  • Mudança de peso e volume – impacto direto no custo de frete e por consequência nos impostos.

Qual é a etapa posterior à Purchase Order?

A etapa posterior à Purchase Order é a emissão da Pro Forma Invoice e posterior início da produção.

Observação: caso o pagamento seja antecipado, a produção irá se iniciar somente após recebimento do mesmo.

Modelo de Purchase Order

Fatura ProForma

A Fatura Proforma é a cotação ou formalização do pedido de compra do importador. Como um orçamento no mercado interno. Também tem utilidade para habilitar o fechamento de câmbio no caso de pagamento antecipado. Além disto, a Fatura Proforma garante as informações necessárias para emissão da carta de crédito.

A Fatura Proforma não gera obrigação de pagamento por parte do importador. Serve de base para a Fatura Comercial definitiva e precede a venda. Não possui valor contábil ou jurídico, desde que não esteja assinada. Proposta de venda sujeito à aprovação por parte do importador.

Emitido por quem?

A Fatura Proforma é emitida pelo próprio exportador, a pedido do importador, em papel timbrado da empresa com a descrição Fatura Pro-Forma (português), Factura Pro forma (espanhol) ou Pro-forma Invoice (inglês).

Em que língua?

Em inglês ou no idioma do país do importador.

Quando?

No início da negociação, antes da confirmação de compra.

Há um formato pré-definido?

Não há um formato pré-definido para a Fatura Proforma devendo apenas ser observado alguns campos básicos, como nome do importador e exportador, descrição da mercadoria, preço unitário, local de embarque e destino, modal de transporte, Incoterm, forma de pagamento, peso bruto e líquido, cubagem e outros.

Quais são as informações necessárias para a emissão?

Várias são as informações necessárias na confecção da Fatura Proforma.  Atenção especial deve ser dada ao campo “Validade da Pro-Forma”. Este campo indicará o período que terá validade as condições ofertadas. Para pagamentos antecipados é importante também mencionar a data de previsão de embarque como “Shipment date: mencionar a data estimada de embarque”.

Este documento deve ser enviado ao importador?

Sim. No momento da negociação comercial, apesar de em algumas situações as mesmas informações constantes nesse documento serem enviadas no corpo do e-mail, tendo o mesmo efeito de formalização dos termos da negociação.

Não acompanha a mercadoria até o destino já que após a confirmação de compra do importador, este mesmo documento será substituído pela fatura comercial.

Quantas vias devem ser impressas?

Emitida em uma via e enviada por meio eletrônico, fax ou correio para a assinatura do importador.