Procedimentos de Exportação

A exportação quando comparado à importação é um processo mais simples no que diz respeito ao cumprimento de normas e de questões documentais. Entretanto, trata-se de um processo com procedimentos peculiares e com vários detalhes.

Costumamos dizer que uma exportação e importação é feita de mercadoria, mas também de informações e documentos. Nesse sentido, a criação e melhoria contínua de procedimentos de exportação é essencial para qualquer empresa que queira ser bem sucedida no exterior.

Nesse post discutiremos assuntos como:

• O processo de exportação;
• A comunicação na exportação;
• Organizando as informações e documentos;
• Controles na exportação.

O processo de exportação

No cotidiano do setor, haverá processos de exportação em diferentes fases: aguardando confirmação, confirmados, em produção, prontos para embarque, embarcados, aguardando envio de documentos, aguardando averbação etc.

Nesta situação, a manutenção de um fluxo lógico dos procedimentos de exportação deverá ser realizada. A sequência lógica e racional dos processos permitirá uma maior facilidade no manuseio dos processos de exportação e na prevenção de possíveis esquecimentos durante o dia-a-dia.

Os processos deverão ser separados em grupos conforme segue:

1. Processos aguardando confirmação do importador: processos sem confirmação firme do comprador;
2. Processos em produção: pedido confirmado – mercadorias em fabricação;
3. Processos a embarcar: mercadorias prontas aguardando embarque;
4. Processos embarcados: mercadorias embarcadas aguardando recebimento do conhecimento de embarque;
5. Processos aguardando envio dos documentos: mercadorias embarcadas e documentos recebidos – aguardando envio dos documentos originais ao importador;
6. Processos aguardando recebimento das mercadorias: confirmação final do importador quanto ao recebimento das mercadorias;
7. Processos para arquivo: exportação finalizada, com todos os documentos disponíveis – aguardando arquivo.

Cada processo de exportação deverá ser identificado com uma numeração específica. Esta numeração deverá ser iniciada com a fatura pro-forma e seguida durante o processo de exportação.

Não existe um método correto para a identificação dos processos de exportação. Cada empresa deve utilizar aquele que se apresente de forma mais simples e fácil. Normalmente o número de identificação será composto pelo número do processo e o ano.

Exemplos:

• 1/06
• 01/06
• 1/2006
• 01/2006
• E01/06 (E – espanhol)
• I01/06 (I – inglês) 
• 1001/06
• SVC-01/06 (Fatura comercial sem valor comercial)

Como normalmente nem todas as cotações (pro-forma) se tornarão exportações, recomenda-se a utilização de uma numeração para as faturas pro-forma e outra para as exportações geradas através destas. Tomemos como exemplo os casos abaixo:

Número da pro-forma                   Condição                       Número da exportação

            01/06                         confirmada em 15/01                          0001

            02/06                               não confirmada

            03/06                         confirmada em 20/02                          0003

            04/06                         confirmada em 10/02                          0002

            05/06                               não confirmada 

Como podemos observar, nem sempre o número da pro-forma será o mesmo da exportação. Estes números serão importantes durante o processo de exportação, pois aparecerão nos documentos de exportação e nas comunicações com importador, despachante, transportadoras seguradoras e outros.

A comunicação na exportação

A comunicação dentro da sistemática de exportação é ferramenta essencial nos procedimentos de exportação. A informação precisa estar disponível na quantidade certa, na hora certa e para a pessoa certa. Dentro do comércio internacional informação nunca é demais.

A falta de uma comunicação permanente e eficaz pode trazer problemas para os procedimentos de exportação, podendo até mesmo causar cancelamento de alguns negócios.

Dentro de um processo de exportação, a informação deverá chegar ao importador nos seguintes momentos:

Confirmação do pedido: após o pedido firme do importador, o exportador deverá informá-lo da previsão de fabricação e embarque. No caso de operação com carta de crédito, havendo a necessidade de emendas no documento, o exportador comunicará imediatamente ao importador os campos a serem alterados;

Produto em produção: manter o importador informado quanto ao andamento da produção;

Produto pronto para embarque: informação da disponibilidade do produto para carregamento. Confirmação das condições de embarque. Informação dos dados de carregamento – data estimada de carregamento; nome do navio, transportadora ou empresa aérea; data estimada de chegada no destino final;

Produto embarcado: aviso de embarque das mercadorias, com informação do número do conhecimento de embarque e data de embarque; envio de cópias dos documentos (fatura, conhecimento e packing list) via fax ou e-mail;

Envio de documentos: confirmação do envio de documentos, informando a data, banco e número da guia aérea;

Chegada de mercadoria: acompanhamento da chegada de mercadoria ao local de destino;

Feedback: comunicação final quanto ao êxito da operação ou possíveis problemas ocorridos – finalização da comunicação.

Organizando as informações e documentos

Conforme previsto por lei, os documentos de exportação deverão ser mantidos em arquivo pelo prazo de cinco anos. Durante este período a empresa poderá receber visita de órgão competente, exigindo a comprovação de exportação, recolhimento de tributos e comprovação de processos de drawback.

Para maior facilidade no manuseio do arquivo, segue sugestão arquivamento dos documentos de exportação.

• Uso de pastas suspensas para arquivamento dos documentos;
• Os processos deverão ser arquivados em ordem conforme numeração gerada para o processo de exportação;
• Dentro da pasta suspensa, os documentos serão divididos em dois grupos: documentos fiscais e comunicações diversas.

Hoje em dia, cada vez menos tem se usado a impressão de documentos. Normalmente as empresas estão dando preferência para o arquivo dos documentos de forma digitalizada, utilizando serviços na nuvem para maior segurança das informações.

Os documentos fiscais serão todas as papeladas envolvidas no processo de exportação, exceto as comunicações nacionais e internacionais. A ordem do arquivo será a seguinte:

• Comprovante de exportação
• Borderô bancário
• Ordem de faturamento
• Nota fiscal
• Conhecimento de embarque
• Instrução de embarque
• Fatura comercial
• Packing list
• Certificado de origem
• Certificado de seguro
• Registro de exportação (RE)
• Solicitação de despacho (SD)
• Form A – SGP
• Carta de crédito 
• Diversos: certificado de fumigação, certificado de qualidade, certificado de garantia, certificado e vistoria, fatura consular, comprovantes etc.
• Saque

As comunicações diversas serão divididas e arquivadas em nacionais e internacionais. Após esta distinção, o arquivo será feito considerando a ordem cronológica das comunicações.

Controles na exportação