Por que as importações dão errado?

Uma rápida explanação 

Antes de falarmos o porquê de as importações darem errado, é importante ressaltar que como entusiastas do comércio internacional, nós acreditamos muito no sucesso das operações feitas de forma organizada e planejada. Mas as importações que de fato marcam são aquelas que dão errado. E normalmente são difíceis de esquecer pois são acompanhados de perdas financeiras e de posição estratégica no mercado.

Mas cabe uma reflexão nesse ponto?

O que faremos com o fracasso? Deixaremos que um processo de importação levante um muro a ponto da empresa não mais importar ou usará esse episódio para aprimorar seus processos e evoluir?

Ao longo desse post iremos compartilhar cases onde tivemos grandes falhas (inclusive com falhas nossas) para poder edificar sua operação e entendimento sobre pontos que podem fazer com que sua Importação seja um fracasso.

Gostaríamos de dizer que esses cases são cada vez mais raros, mas não é a realidade. Infelizmente as empresas brasileiras estão despreparadas para a importação e os erros quando detectados são tratados de forma superficial. Com isso, não há um processo de melhoria contínua, deixando a empresa escapar a grande oportunidade de aprendizado e evolução.

Por fim, cabe ressaltar que não devemos perder a esperança de que um dia as empresas brasileiras abrirão os olhos para a necessidade (e grande oportunidade) de profissionalização de seus departamentos de importação, como outros departamentos já são organizados e contam com profissionais capacitados. No caso da Importação há quase sempre um profissional quebra galho que acumula a função e entrega o melhor que consegue para o momento.

Por que as importações dão certo?

Antes de falarmos o porquê as importações dão errado, falaremos sobre o porquê as importações dão certo.

Nós do Grupo IB entendemos que para que uma importação tenha pleno sucesso é necessária a reunião de alguns elementos. De forma simplificada destacamos os principais elementos:

1. Profissionais capacitados estão envolvidos em todos os elos da cadeia logística;
2. A diretoria e alta gerência estão envolvidos no processo de decisão da importação – tem que fazer parte do planejamento estratégico;
3. Os procedimentos da importação estão claros;
4. Há planejamento financeiro e tributário, antes do logístico;
5. O Departamento de Importação está alinhado com os demais departamentos;
6. A empresa está à frente das decisões na cadeia logística internacional.

Notem que os principais motivos para que as importações deem certo é que há envolvimento da empresa, clareza das ações e controle das operações.

Não há desculpas

Não há desculpas para que uma importação não seja bem realizada. Pensem comigo. A importação é uma compra internacional e para que uma compra seja realizada, necessariamente os seguintes departamentos e informações devem estar presentes:

• Desenvolvimento do produto – envolvimento direto da Diretoria, Engenharia ou P&D;
• Demanda – normalmente indicada pelo PCP ou Comercial;
• Pagamento ao fornecedor – realizado pelo Financeiro;
• Lançamento da Nota Fiscal – tarefa feita pela Contabilidade;
• Projeção de custo e fechamento de custo – incumbência de Compras ou Controladoria;
• Recebimento e conferência das mercadorias – etapa essencial feita por Recebimentos;
• Transporte – em algumas empresas, a ação é coordenada por Compras e em outras pela equipe da Logística.

Podemos notar que são operações são as do dia a dia de uma empresa e quando a compra é feita no mercado interno, os departamentos desempenham de forma automática. Mas, quando se trata da importação, todos os departamentos voltam à estaca zero do conhecimento. Literalmente esquecem tudo que conhecem sobre a seus departamentos e processos.

Essa postura traz um peso muito grande à operação e ao Departamento de Importação, pois canaliza todas as ações normalmente para uma única pessoa, sendo que em um processo de importação há a participação de todos os departamentos da empresa.

E como deveria ser o envolvimento dos demais departamentos em um processo de importação?

O envolvimento dos demais departamentos da empresa em um processo de importação deveria ser como em qualquer outra iniciativa da empresa.

Os papéis e ações devem estar claros. Notem que há um único procedimento na importação e que envolve todos os departamentos e não somente uma atribuição do departamento de importação.

Naturalmente no começo de qualquer processo, haverá dúvidas e incertezas, mas isso deveria unir a empresa ainda mais na busca dos objetivos comuns e não criar muros.

A importação é uma oportunidade de crescimento para todos os departamentos. É uma oportunidade para crescimento de cada profissional pois traz novos conceitos e conhecimentos.

A importação é um organismo vivo que está em constante crescimento. É vivo pois a cada momento é novas leis e práticas melhores de comércio internacional que devem ser absorvidas pela empresa, caso queira ter vantagem sobre os seus concorrentes.

Mas não se trata sobre olhar o que o concorrente está fazendo, mas olhar para dentro e fazer bem o seu papel.

Nesse sentido o Departamento de Importação pode e de estar no meio do processo, mas esse não deve estar sozinho. A competência de cada departamento definirá o sucesso ou fracasso da operação.

Mas enfim, por que as importações dão errado?

As importações dão erradas por muitos motivos. Provavelmente o mercado diria que o fracasso da importação está ligado às seguintes questões:

• Diferença cultural;
• Dificuldade com o idioma;
• Falta de uma cultura importadora;
• Falta de capital para investimento;
• Ausência de profissionais capacitados;
• Falta de conhecimento;
• Complexidade da legislação aduaneira.

Mas nós do Grupo IB não vivemos isso e não acreditamos nesse cenário. O que tem ficado claro cada vez mais é que as importações dão errado, pois há:

• Falta de interesse;
• Falta de necessidade;
• Conflito de interesse;
• Medo do desconhecido;

A falta de interesse se baseia no fato dos profissionais não quererem novos desafios e o único motivo de levantarem cedo é garantir o salário no começo do mês. Com isso, para que desenvolver uma nova responsabilidade?

A falta de necessidade aparece quando as empresas estão com suas operações com margens tão interessantes e sem que concorrentes o incomodem, que as empresas ficam acomodadas. Sentam-se nas operações do mercado interno e não veem que isso pode ser um problema a médio e longo prazo. Esse cenário não leva à busca do desenvolvimento da importação.

O conflito de interesse é algo bem delicado, pois apensar da empresa ter interesse e necessidade, a decisão acaba ficando no nível pessoal de algum colaborador que por interesse diverso, acaba por minar ou barrar a operação de importação. O prejuízo maior acaba sendo a própria empresa que deixa de explorar ótimas oportunidades com a importação.

Por fim, o medo do desconhecido, faz com que os profissionais fiquem em suas bolhas – suas zonas de conforto. A energia demanda para explorar o novo é muita que o ser humano acaba buscando o caminho mais curto ou mais conhecido. Mais uma vez, quem perde é a empresa.

E como é possível mudar esse quadro?

É possível mudar esse quadro principalmente sabendo o que não fazer. E o que não fazer?

• Não deixar as decisões somente para o nível tático e operacional;
• Não usar a importação como uma ferramenta de último recurso para responder a uma deficiência do mercado interno;
• Não contratar serviços baseados apenas em preço e sim em nível de serviço;
• Eleger um responsável pelo processo de importação e cercá-lo dos recursos necessários para o bom desenvolvimento do processo;
• Trazer para o processo de importação empresas e profissionais competentes;
• Estar atento às novidades do mercado e atualizações de legislações;
• Ter um espírito de compartilhamento de informações dentro e fora da empresa;
• Sempre buscar inovações nos produtos, pessoas e processos.

Porém, a verdade mudança somente virá com muito esforço, energia, derrotas e vitórias.

Aprenda com as derrotas. Faça as perguntas certas. Não se acomode. Não aceite os NÃOS.

Questione, aja e sempre avance.

Acima de tudo, tenha o processo de importação em seu controle. Desenhe o processo, crie pontos de controle, eleja metas e sempre busque a melhoria contínua.

Avalie seus fornecedores de produtos e serviços. Sempre alinhe as expectativas com os demais departamentos da empresa. Esteja sempre um passo à frente do processo de importação.

Como podemos ajudar?

Estruturando as suas operações de importação e oferecemos soluções completas em projetos e embarques de importação. Estamos estruturados de forma a profissionalizar suas operações de importação.

• Projetos de desenvolvimento de produtos e fornecedores;
• Estruturação da empresa para a importação;
• Adequação tributário, contábil e fiscal para a importação;
• Serviços logísticos de ponta a ponta;
• Planejamento tributário, contábil, fiscal, financeiro e logístico;
• Seleção e gestão da cadeia logística de fornecimento;
• Coordenação interna dos processos de importação.