A Gestão do Departamento de Importação

O que é o Departamento de Importação?

O Departamento de Importação é o setor da empresa responsável pelo desenvolvimento de produtos no exterior, assim como a logística internacional e acompanhamento da liberação das mercadorias junto aos órgãos anuentes como Receita Federal.

É responsável também pelas dinâmicas de pagamento ao fornecedor e terceiros (elos logísticos), assim como coordenação da emissão de Nota Fiscal de Importação e contratação de prestadores de serviços da cadeia logística internacional.

Como costumamos dizer, é uma miniempresa, pois acaba se envolvendo em todos os setores da empresa.

Também conhecido como Departamento de Compras Internacionais.

O que é Gestão?

A Gestão é o ato de gerenciar os recursos da empresa, normalmente representados por ativos, pessoas, processos, estratégias, máquinas e equipamentos.

A Gestão integra esses recursos na busca de um propósito único, normalmente traduzido em metas e objetivos.

O gestor é uma pessoa capaz de exercer a função de gerenciamento desses recursos e da busca da excelência (melhor uso daquilo que está disponível no momento).

Cabe ao gestor também indicar os pontos falhos das operações, processos, pessoas e que impedem o atingimento das metas e objetivos.

O gestor deve ter um perfil de liderança que tem a capacidade de engajar as pessoas nos processos da empresa.

A Gestão do Departamento de Importação

A Gestão do Departamento de Importação é o ato de gerenciar as atividades que envolve a importação de ponta a ponta, que vai desde o desenvolvimento de produtos no exterior, até o acompanhamento das chegadas da mercadoria na empresa.

Por ser uma atividade muito dinâmica, a importação demanda que o gestor do Departamento de Importação tenha um amplo conhecimento nas diversas áreas da empresa.

Há diversas atividades acontecendo ao mesmo tempo, e nos diferentes níveis estratégico, tático e operacional.

Normalmente a Gestão do Departamento de Importação é feito de forma muito estreita com outros departamentos como engenharia, fábrica, PCP, financeiro e contabilidade.

Quais são os profissionais de um Departamento de Importação?

Um Departamento de Importação é normalmente composto dos seguintes profissionais:

1. Estagiário: normalmente estudante dos cursos de Comércio Exterior ou Relações Internacionais, responsável por atividades de apoio;
2. Auxiliar: sua principal atribuição é no auxílio na emissão e conferência de documentos de embarque e no contato com os elos logísticos;
3. Assistente: parecido com o auxiliar, mas passa a ter atribuições como levantamento de cotações e custos, além do acompanhamento mais específico com o despachante aduaneiro;
4. Analista: aqui já entram atividades de planejamento logístico, financeiro e tributário da operação. Deve também buscar opções para soluções de problemas e ter uma posição proativa. Terá a responsabilidade por coordenar processos mais complexos com aqueles realizados por meio de regimes aduaneiros especiais;
5. Coordenador: é quem irá fazer a gestão dos cargos anteriores, buscando atingir as metas de um departamento de importação que estão ligadas a custos, prazos, qualidade e falta de discrepância documental e nas informações;
6. Supervisor ou Gerente: é quem irá supervisionar, inclusive o coordenador, tendo contato direto com a diretoria e demais tomadores de decisão da empresa. Normalmente é quem faz o planejamento estratégico do departamento.
7. Consultor: profissional externo que pode agir em todas as áreas do Departamento de Importação, identificando oportunidades de melhorias e trazendo melhores práticas de ação. Normalmente pode ser especializado em ouras áreas como financeiro, contábil, desenvolvimento de produto, assuntos aduaneiros ou cambiais. 

Diferentes empresas podem ter diferentes configurações de departamento. É normal também que funções sejam acumuladas.

Quais atividades estão envolvidas em um Departamento de Importação?

Sendo uma miniempresa, o Departamento de Importação está envolvido em muitas atividades. Vamos listar algumas delas, de acordo com cada área de atuação.

1- Desenvolvimento de produtos

• Alinhamento técnico com engenharia interna;
• Alinhamento técnico com fornecedor;
• Acompanhamento do processo de desenvolvimento de novos produtos;
• Acompanhamento da melhoria e adaptação dos produtos já importados.

2 – Estruturação 

• Solicitação do Radar e de aumento de saldo para a importação;
• Emissão dos demais documentos para a habilitação para a importação;
• Desenvolvimento de procedimentos e rotinas da importação;
• Alinhamento com terceiros como sistema emissor de Nota Fiscal de Importação;
• Alinhamento com os demais elos logísticos como despachante aduaneiro.

3 – Contratação de serviços

• Solicitação de cotações;
• Formalização da prestação de serviço;
• Levantamento e seleção de potenciais prestadores de serviço.

4 – Compliance

Acompanhamento de fornecedores;

• Acompanhamento dos demais departamentos internos da empresa;
• Acompanhamento de prestadores de serviço.

5 – Pedidos de compra

• Alinhamento da demanda;
• Análise do produto a ser importado em termos de requisitos para a importação;
• Definição do lote econômico de compra (quantidade ideal para a diluição de custos mínimos e fixos na importação);
• Contato com fornecedores para pedido de cotações;
• Acompanhamento do recebimento de cotações;
• Projeção de custos de importação.

6 – Logística

• Estudo da melhor logística;
• Contato com elos logísticos;
• Pedido de cotações;
• Adequação de quantidade;
• Estudo de embalagem;
• Coordenação dos elos logísticos de importação.

7 – Financeiro

• Indicação dos valores a serem pagos na importação;
• Acompanhamento do pagamento a fornecedores;
• Solicitação de valores a serem pagos na importação;
• Acompanhamento de pagamentos e recebimento de comprovantes.

8 – Contábil e fiscal

• Estudo da classificação fiscal;
• Indicação do tratamento administrativo da importação;
• Análise de reduções de alíquotas de impostos;
• Acompanhamento de emissão de Nota Fiscal de Importação;
• Envio de documentos originais para arquivo fiscal.

9 – PCP e fábrica

• Planejamento de produtos importados;
• Equilíbrio das demandas e dos custos logísticos;
• Definição de prazos e de ponto de pedido.

10 – Qualidade

• Acompanhamento da validação da qualidade dos produtos nas fases de amostra;
• Definição dos critérios para validação dos produtos e prestadores de serviço;
• Acompanhamento da homologação dos produtos importados;
• Contratação de inspeções na origem e destino;
• Contratação de laboratórios para testes de qualidade.

11 – Recebimentos

• Estabelecimento da melhor forma de recebimento em termos de unitização de carga e equipamento de transporte;
• Envio de informações para recebimentos com indicação de quantidade por produto;
• Acompanhamento do recebimento em boa ordem dos produtos importados.

12 – Marketing

• Definição das embalagens dos produtos importados;
• Desenvolvimento de material de divulgação de novos produtos importados.

13 – Diretoria

• Definições das metas com a importação;
• Definição dos produtos a serem importados;
• Acompanhamento das parcerias e desempenho do departamento de importação.

14 – Jurídico 

• Acompanhamento da confecção dos contratos de prestação de serviço e de venda e compra de produtos.

A responsabilidade do Departamento de Importação

Por si só, o universo de uma importação já é bem abrangente. Juntamente com isso, soma-se o fato da dificuldade ou até mesmo a barreiras que os outros departamentos têm com a importação, para que a responsabilidade nas ações e tomadas de decisões fiquem quase que inteiramente com o Departamento de Importação, mas não deveria ser assim.

O acúmulo de responsabilidade

Como praxe, o Departamento de Importação acaba acumulando funções de outros departamentos pelo simples fato desses desconhecerem o processo de importação. Os principais motivos para acumulação dessas funções são:

• Desconhecimento da operação de importação;
• Barreira com o idioma;
• A falta de vontade em aprender algo novo;
• Indefinição por parte da diretoria das atribuições de cada departamento.

O Departamento de Importação deve se envolver nas atividades de outros departamentos, mas esses devem ser responsáveis pelas informações finais geradas.

O que acontece na prática é que o Departamento de Importação assume tanto o pensar quanto o realizar dos demais departamentos, tornando-se assim o expert em todas as áreas.

Por exemplo, cabe ao Departamento de Importação questionar uma classificação fiscal, mas não defini-la.

O realinhamento das responsabilidades

A grande oportunidade que se faz presente é a redistribuição das responsabilidades entre os departamentos. Para isso, é necessário:

• Que os processos e procedimentos estejam bem definidos;
• Que os demais departamentos sejam treinados com o fluxo e conceitos de importação;
• Que os departamentos entendam que é a importação é um processo e não uma atividade isolada do Departamento de Importação.

O que envolve a gestão de um Departamento de Importação?

A Gestão do Departamento de Importação basicamente envolve a administração de fornecedores, equipe interna, demais departamentos e prestadores de serviço.

1- Gestão de fornecedores 

A gestão de fornecedores passa pelas seguintes atividades:

1. Acompanhamento de produção;
2. Resolução de problemas com atrasos de produção;
3. Programação de lotes de produção;
4. Gestão de pagamentos.

2 – Gestão da equipe interna

A gestão da equipe interna é essencial para qualquer Departamento de Importação e pode envolver a participação direta de outros departamentos, como RH.

Fazer a gestão interna de um Departamento de Importação é:

• Contratação;
• Treinamento;
• Desenvolvimento de competências;
• Definição de cargos e salários;
• Acompanhamento da satisfação da equipe.

3 – Gestão dos demais departamentos 

Como a importação é basicamente uma miniempresa, acaba por envolver os demais departamentos da empresa. Nesse sentido, a gestão dos demais departamentos envolve:

• Troca de informações;
• Coordenação de pagamentos e disponibilidade de documentos;
• Antecipação e correção de problemas;
• Formalização das operações;
• Reuniões de alinhamento.

4 – Gestão da cadeia de logística internacional 

A cadeia logística internacional é composta por vários elos, desde a origem até aqui no Brasil. As principais ações de gestão da cadeia logística internacional são:

• Levantamento de potenciais prestadores de serviço;
• Tomada de preço e contratação;
• Coordenação dos elos ao longo de uma importação;
• Ações de correção e de melhoria contínua;
• Coordenação do fluxo de informações e documentos.

Tomadas de decisão na importação 

Quem importa, está tomando decisões a todo momento.

Decisões dentro e fora do departamento.

Decisões dentro e fora do país.

Decisões pequenas e decisões grandes.

Decisões fáceis e difíceis.

Importar é uma decisão importante que poucos tomam.

Portanto, importar é decidir a todo momento. E a tomada de decisão – ou a segurança na tomada de decisão – está totalmente ligada ao grau de conhecimento do Departamento de Importação.

Normalmente o conhecimento está na soma das experiências dos profissionais da importação. Em outros casos as empresas podem ter acesso a novos conhecimentos por meio de consultorias especializadas. Mas o fato é que o importador precisa de um alto grau de conhecimento para fazer uma boa Gestão do Departamento de Importação.

O grau de conhecimento e as perguntas certas 

Um dos aspectos mais importantes de uma importação são as perguntas feitas.

É muito fácil para o prestador de serviço, fornecedor e demais departamentos achar culpados para os ruídos de uma importação.

Infelizmente o grau de conhecimento do importador brasileiro é muito baixo, o que o deixa “na mão” daqueles que detêm o conhecimento.

Conhecer o processo em detalhes, faz com que o importador saiba fazer as perguntas certas. 

As perguntas certas são necessárias principalmente quando:

1. Há atrasos;
2. Ruídos na comunicação;
3. Ausência de informações;
4. Exigências por parte da Receita Federal e demais órgãos;
5. Omissões do Departamento de Importação.

Portanto, importador, busque adquirir conhecimento para poder fazer as perguntas certas e assim estar na frente dos assuntos da importação.

Principais KPIs na Importação

KPI em inglês significa Key Performance Indicator ou Indicadores de Performance.

Eles servem para medir os principais processos de uma empresa, fazendo com os gestores possam acompanhar e melhorar o desempenho dos departamentos e da empresa como um todo.

Na importação, nós do Grupo IB, temos como principais indicadores o custo, o prazo, a qualidade dos produtos e serviços e a ausência de discrepância de documentos e informações.

KPI Custo

O custo provavelmente é o maior indicador de uma importação, mas ele não deve existir sozinho.

Metas de custos devem ser estabelecidas para a importação, mas é importante entender que há fatores – como o câmbio –  que o importado não controla.

Uma boa gestão de custos na importação passa pelas seguintes etapas:

1. Projeção de custos de importação no início do processo – antes da tomada de decisão para trazer a importação;
2. Solicitação de valores da importação – numerário – comparando com o custo projetado;
3. Fechamento do custo de importação comparando com os custos projetados no início do embarque e com os valores adiantados pelo numerário.

O importador deve acompanhar de perto o embarque de importação para evitar atrasos e custos extras.

Deverá ter controles e fazer as perguntas certas para não ter surpresas ao longo do embarque de importação.

KPI Prazo

O prazo de uma importação pode ser subdividido em vários prazos. São eles:

• Prazo interno para tomada de decisão para a importação – para colocação do pedido de importação;
• Prazo de negociação com o fornecedor;
• Prazo para pagamento ao fornecedor e início da produção;
• Prazo de produção e disponibilidade dos produtos para embarque;
• Prazo da viagem internacional;
• Prazo de desembaraço aduaneiro;
• Prazo de coleta e entrega das mercadorias no importador.

A soma desses prazos resultará no prazo total da importação.

Há muitos fatores que podem fazer com que um prazo de importação não seja cumprido e normalmente o aumento de prazo reflete diretamente no aumento de custo. Os maiores geradores de atrasos em uma importação são:

• Atrasos de produção por falta de matéria-prima;
• Atrasos nas decisões internas;
• Atraso no embarque e desembarque das mercadorias;
• Atraso na liberação aduaneira;
• Atraso na emissão de documentos como Nota Fiscal de Importação.

Para evitar esses atrasos, cada etapa deve ter seu procedimento, assim como pontos de conferência.

KPI Qualidade 

A qualidade de uma importação é refletida em termos da qualidade do produto e qualidade dos serviços prestados.

A qualidade do produto pode ser verificada de algumas formas.

• Inspeção durante a fabricação;
• Inspeção com as mercadorias prontas e antes do embarque;
• Testes laboratoriais;
• Testes no destino.

Como normalmente houve um desenvolvimento de produto, o importador já tem os parâmetros do produto para verificação se cumpre em termos técnicos e visual.

KPI Discrepância – documental e de informações 

Poucos importadores se importam com a questão de informações e documentos, focando apenas nas mercadorias. Mas importação é sinônimo de informação certa, de documento certo e de mercadoria certa na hora certa e local certo.

Não tem como existir uma importação sem a troca eficiente de informações e documentos.

Por isso, que um dos Kis é a correta troca de informações e de emissão de documentos de importação.

A discrepância de informações nos documentos de importação resulta em multas e atrasos na liberação aduaneira das mercadorias.

O importador deverá manter em dia os procedimentos para conferência documental, assim como contar com terceiros que ajudem na dupla checagem das informações e documentos.

Mensagem final

Importadores, está na hora de profissionalizar suas operações.

Temos que sair do operacional e passar a fazer a gestão de nossos Departamentos de Importação. Para isso, não se deixem ser envolvidos pelo dia a dia das operações de importação.

Tratem os assuntos estratégicos, táticos e operacionais em seus devidos momentos e com as pessoas certas.

Há muito bom dentro do Departamento de Importação dedicado a operações puramente operacionais.

Se não tiver ninguém fazendo a Gestão do Departamento de Importação, esse seguirá a orientação de outros departamentos ou até mesmo de terceiros.

É hora de agir, planejar e conquistar.