Fatura Proforma: Modelo e tudo que você precisa saber sobre esse documento de exportação e importação
Surgiu a oportunidade de importar e exportar e nã sabe por qual documento começar? Conheça a Fatura Proforma.
Fatura Proforma: Modelo e tudo que você precisa saber sobre esse documento de exportação e importação
Conheça a Fatura Proforma, um dos documentos mais importantes em uma negociação de importação e exportação.
Nesse post você encontrará:
- O que é a Fatura Proforma?
- Emitido por quem?
- Em que língua?
- Quando?
- Há um formato pré-definido?
- Quais são as informações necessárias para a sua emissão?
- Este documento deve ser enviado para o importador no embarque?
- Quantas vias devem ser impressas?
- Principais usos da Fatura Proforma
- Como analisar uma Fatura Pro-forma
- Principais erros na emissão de uma Fatura Proforma
O que é a Fatura Proforma?
A Fatura Proforma é a cotação ou formalização do pedido de compra do importador. Semelhante a um orçamento no mercado interno. Também tem utilidade para habilitar o fechamento de câmbio no caso de pagamento antecipado. Além disto, a Fatura Proforma garante as informações necessárias para emissão da carta de crédito.
A Fatura Proforma não gera obrigação de pagamento por parte do importador. Serve de base para a Fatura Comercial definitiva e precede a venda. Não possui valor contábil ou jurídico, desde que não esteja assinada. Proposta de venda sujeito à aprovação por parte do importador.
Emitido por quem?
A Fatura Proforma é emitida pelo próprio exportador, a pedido do importador, em papel timbrado da empresa com a descrição Fatura Pro-Forma (português), Factura Pro forma (espanhol) ou Pro-forma Invoice (inglês).
Em que língua?
Em inglês ou no idioma do país do importador.
Quando?
No início da negociação, antes da confirmação de compra.
Há um formato pré-definido?
Não há um formato pré-definido para a Fatura Proforma devendo apenas ser observado alguns campos básicos, como nome do importador e exportador, descrição da mercadoria, preço unitário, local de embarque e destino, modal de transporte, Incoterm, forma de pagamento, peso bruto e líquido, cubagem e outros.
Quais são as informações necessárias para a emissão?
Várias são as informações necessárias na confecção da Fatura Proforma. Atenção especial deve ser dada ao campo “Validade da Pro-Forma”. Este campo indicará o período que terá validade as condições ofertadas. Para pagamentos antecipados é importante também mencionar a data de previsão de embarque como “Shipment date: mencionar a data estimada de embarque”.
Este documento deve ser enviado ao importador?
Sim. No momento da negociação comercial, apesar de em algumas situações as mesmas informações constantes nesse documento serem enviadas no corpo do email, tendo o mesmo efeito de formalização dos termos da negociação.
Não acompanha a mercadoria até o destino final já que após a confirmação de compra do importador, este mesmo documento será substituído pela fatura comercial.
Quantas vias devem ser impressas?
Emitida em uma via e enviada por meio eletrônico, fax ou correio para a assinatura do importador.
Principais usos da Fatura Proforma
A proforma invoice é um documento utilizado em uma operação de compra e venda internacional. Não há um formato pré-definido e as informações contidas na proforma poderá variar de acordo com o padrão utilizado pelo emissor e pelas exigências do país exportador e importador.
A Fatura Proforma é emitida pelo próprio exportador, a pedido do importador, em papel timbrado da empresa com a descrição fatura pro-forma (português), factura pro forma (espanhol) ou pro-forma invoice (inglês).
Sua emissão ocorre no início das negociações justamente para poder formalizar as condições negociadas entre o exportador e importador.
Este documento poderá ter vários usos. Entre eles destacam-se:
Formalização da Negociação
Indicação de todos os pontos negociados entre o comprador e vendedor. As principais informações são: descrição e valor dos produtos; forma e prazo de pagamento; Incoterms; prazo de entrega; prazo de validade; entre outas.
Fechamento de câmbio antecipado
Para pagamento de fornecedores, o importador deverá encaminhar a fatura proforma para o banco que opera com câmbio que formalizará a remessa das divisas ao exportador através do contrato de câmbio. Para isto é necessário que o exportador indique uma data prevista de embarque.
Solicitação de financiamento de importação
O importador poderá utilizar de financiamentos para pagamento de fornecedor e demais custos de importação. Para isto o banco poderá exigir a proforma para confirmação das condições negociadas na operação.
Abertura de carta de crédito
A proforma poderá servir como documento para abertura de carta de crédito. O importador de posse deste documento encaminha-se para o banco de sua escolha que emitirá a carta de crédito de acordo com as condições negociadas na proforma.
Como analisar uma Fatura Profroma
A Análise de uma Fatura Proforma é essencial para que tanto o importador quanto o exportador garantam que todos os termos negociados se reflitam nesse documento. Os principais pontos a serem analisados em uma Fatura Proforma são:
- Exporter: Dados completos do exportador (nome e endereço);
- Importer: Dados completos do importador (nome e endereço);
- Date: Data de emissão do documento;
- Pro Forma Invoice Number: referência de número do documento;
- Mean of Transport: Modal de transporte (marítimo, aéreo, rodoviário, ferroviário ou aquaviário);
- Port of Loading: Porto de embarque (porto, aeroporto ou ponto de fronteira);
- Port of Discharge: Porto de desembarque (porto, aeroporto ou ponto de fronteira);
- Destination: Local de destino final sendo normalmente o endereço do importador. Pode ser também qualquer outro local designado pelo importador;
- Quantity: Quantidade do produto. Atentar à unidade de medida podendo ser unidade, quilo, tonelada, kit e outros;
- Incoterms: Termos de negociação internacional que define entre importador e exportador as responsabilidades e custos envolvidos nas transações internacionais;
- Dados bancários do exportador: Conta bancária que receberá o pagamento pelas mercadorias vendidas;
- Net Weight: Peso líquido unitário do produto;
- Code: Código do produto de referência do exportador e/ou importador;
- Description of goods and HS Code:Descrição do produto e classificaçção fiscal (NCM);
- Unitary FOB price: Preço unitário do produto no local de embarque;
- Total FOB price: Preço total do produto no local de embarque;
- Shipment Charges: Gasto de embarque. Despesas geradas na origem para envio da mercadoria até o local de embarque (embalagem, transporte interno, documentação e liberação na alfândega);
- International Freight: Valor do frete internacional do local de embarque ao local de desembarque;
- International Insurance: Valor do seguro internacional;
- Packages: Quantidade e tipo de volumes (embalagens);
- Country of origin: País de origem das mercadorias;
- Terms of Payment: Forma de pagamento (antecipado, à vista, a prazo, carta de crédito entre outros);
- Validity: Prazo de validade da cotação;
- Delivery: Data de produção;
- Date of Shipment: Data de embarque (Necessária para pagamentos antecipados);
- Signature: Assinatura do emissor do documento (exportador ou seu representante).
Informações nem sempre disponíveis
- Total Net Weight: Peso Líquido total estimado do pedido (peso do produto);
- Total Gross Weight: Peso Bruto total estimado do pedido (peso do produto mais embalagem);
- Total Cubature: Cubagem total estimada do pedido (medidas de todos os volumes – comprimento x largura x altura).
Principais erros na emissão de uma Fatura Proforma
Erros na emissão desse documento podem resultar em atrasos na negociação e por consequência nos embarques de importação e exportação.
Nossa equipe de planejamento e embarque nos ajudou indicando a listagem abaixo com os 10 erros mais comuns na emissão da Fatura Proforma.
- Omissão da informação sobre o número da Fatura ProForma de referência do exportador.
- Ausência de informação da data estimada de embarque para fechamento antecipado de câmbio de importação e exportação.
- Omissão dos dados bancários (conta e banco) do fornecedor para envio do pagamento.
- Menção de dados incompletos ou inconsistência com demais documentos de importação e exportação.
- Falta de descrição da mercadoria, denominações próprias e comerciais, com a indicação dos elementos indispensáveis a sua perfeita identificação.
- Ausência ou menção de informações parciais sobre forma de pagamento e moeda de negociação.
- Falta de indicação ou informação incorreta sobre o INCOTERM (termo de negociação de venda) da operação.
- Necessidade de menção de cada espécie de mercadoria e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos ao importador. Menção do valor parcial das mercadorias.
- Omissão ou menção errônea sobre país de origem, procedência e aquisição.
- Inexistência ou identificação inválida sobre o emissor do documento.
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