Etapas de um embarque na importação

A importação é uma ferramenta estratégica que está à disposição de todo empresário brasileiro. Olhar para o mercado externo como uma fonte de fornecimento é literalmente abrir um mundo de oportunidades. Ignorá-lo é o mesmo que sentar em uma bomba relógio e ligar o seu botão. Uma erra a bomba estoura.

Uma importação é feita de várias etapas e conhece-las é essencial para pode ter um melhor planejamento, controle e melhoria contínua nos processos de compra internacional.

Nesse material reunimos um pouco do conhecimento de nossa equipe de embarque e discutiremos alguns assuntos como: 

• A importância de entender as etapas de um embarque na importação
• As etapas de um embarque de importação
• Cenário atual dos embarques de importação e cenário proposto
• 5 dicas IBSolutions para boa coordenação de embarques de importação

 A importância de entender as etapas de um embarque na importação

Abordaremos o processo de importação levando em consideração que a empresa já tem fornecedor desenvolvido. Sendo assim, partimos do pedido de cotação ao fornecedor e vamos até o fechamento de custos e arquivamento dos documentos originais de importação.

Sem conhecer as etapas da importação, os prazos envolvidos e as consequências de não cumprimento integral de cada fase, poderá fazer com que os embarques de importação não tenham um desempenho satisfatório em termos de prazo e custo.

Além disso, sem saber o que de fato acontece em cada fase, fica praticamente impossível mensurar resultados e buscar melhorias.

Pela burocracia e complexidade de um embarque de importação no Brasil, é recomendável que o importador conheça muito bem as fases, incorporando uma cultural importadora no dia a dia da empresa.

Cenário atual dos embarques na importação e cenário proposto

Pela falta de conhecimento e muitas vezes pelo fato do importador terceirizar não somente os serviços envolvidos na importação, mas também o pensar e o conhecimento, o cenário que se tem em um embarque de importação é totalmente desfavorável às boas práticas de gestão de logística internacional.

Nossos anos de experiência em planejamento e coordenação de embarques de importação e exportação nos indica dois possíveis cenários, sendo um dele o mais encontrado na realidade dos importadores brasileiros que é o de sensação de dependência do prestador de serviço. O outro é um cenário libertador que propomos para que o importador tenha mais controle e flexibilidade de seus embarques.

O importador poder fazer uma auto-análise e identificar em que cenário se encontra. Sempre é tempo de melhorar. Não deixe que a burocracia tome conta de seus embarques de importação.

As etapas de um embarque de importação

As etapas de um embarque de importação podem ser agrupadas em 28 fases. Nas primeiras etapas de um embarque de importação, estão envolvidas as ações de planejamento, por exemplo, comunicação com os fornecedores, estudo e validação do tratamento administrativo dos produtos, levantar e calcular os custos de importação. Dessa forma, é possível dar início aos processos da coordenação logística dos produtos.

1. Planejamento e negociação 

Essa etapa começa na necessidade de compra de novo lote importado e o primeiro passo é a solicitação de cotação ao fornecedor. Nessa etapa são verificadas as exigências dos produtos em termos de cumprimento da legislação da Receita Federal e demais órgãos anuentes. É aqui que se verifica a viabilidade do projeto em termos de custo, prazo e demais necessidade da empresa.

Solicitação de cotação ao fornecedor – Envio de pedido de cotação, com base na demanda de importação. Negociação dos demais termos de venda como prazo de pagamento, Incoterms e prazo de entrega;

Disponibilidade da Pro-Forma e aceitação das condições de venda – Recebimento da cotação (Pro-forma Invoice) e conferência das condições de venda;

Levantamento das informações dos produtos (descrições e classificação fiscal) – Confirmação da descrição completa do produto em inglês e português para posterior confecção dos documentos de importação (Fatura Comercial, Declaração de Importação, Nota Fiscal de Importação e outros);

Verificação do tratamento administrativo (Licença de Importação ou certificação do produto) – Consulta por parte do despachante aduaneiro ou pelo próprio importador se o produto a ser importado necessita de registros prévios ou de licença de importação (pedido de autorização enviada aos órgãos anuentes do comércio exterior brasileiro para a importação de determinados produtos);

Levantamento da estimativa de custo de importação – Simulação de custo de importação com base na configuração de embarque. É necessário levar em consideração os diferentes cenários de cotação do dólar/euro;

2. Pagamento antecipado e produção

Em muitas negociações, o fornecedor demandará o pagamento total ou parcial dos produtos antes da produção. Somente após o recebimento do valor combinado é que colocará o pedido do importador na produção.

Envio do pagamento da parcela antecipada – Pagamento ao fornecedor através de contrato de câmbio ou cartão de crédito internacional para início da produção;

Acompanhamento da produção – Coordenação junto ao fornecedor da produção e disponibilidade dos produtos para embarque;

 3. Pré-despacho e pagamento à vista

Chamamos de pré-despacho, a etapa o envio das instruções de embarque e demais que servirão de base para o embarque e liberação dos produtos no Brasil. Nessa etapa também pode haver o pagamento de uma parte referente ao fornecedor que liberará os produtos depois de receber o valor.

 Também está nessa etapa a contratação do espaço no navio, avião e caminhão que é o próprio frete internacional.

Envio de instrução de embarque para o exportador – O importador ou seu despachante aduaneiro/ agente de carga deverá enviar ao exportador instruções para embarque como: dados completos do importador, classificação fiscal, dados do consignatário (“dono da mercadoria” a ser informado no conhecimento de embarque que normalmente é o próprio importador);

Solicitação da Licença de Importação (pré-embarque) e envio das informações ao órgão competente (quando aplicável) – Determinadas mercadorias necessitam de licença de importação. Nestes casos, o importador deverá pedir ao governo brasileiro a autorização para a importação das mercadorias, o que é feito pelo Siscomex;

Envio do pagamento da parcela à vista – Com a finalização da produção, o importador deverá enviar o saldo do pagamento ao fornecedor para embarque das mercadorias;

Fechamento de reserva de praça e seguro internacional – Após confirmação de disponibilidade da mercadoria, o importador deverá solicitar ao seu agente de carga que reserve espaço no navio, aeronave ou caminhão, e que colete as mercadorias no local do exportador. Adicionalmente, deverá ser contratado o seguro internacional;

4. Carregamento e documentos originais

Após a disponibilização da produção e recebimento do pagamento por parte do exportador, a mercadoria é carregada na fábrica ou local do exportador e encaminhada para o local de embarque. Após o embarque são emitidos os principais documentos para liberação no destino que são a Fatura Comercial, o Packing List e o Conhecimento de Embarque.

Carregamento das mercadorias no exportador – Após definição da reserva de praça (fechamento do frete internacional) e seguro internacional, o agente de carga ou transportadora internacional coordenará a coleta das mercadorias no local do exportador, sendo na fábrica ou, em outro ponto determinado;

Recebimento dos documentos originais para desembaraço aduaneiro – Com o embarque das mercadorias, o exportador fará a emissão da Fatura Comercial e Packing List. Adicionalmente, o agente de carga emitirá o Conhecimento de Embarque. De posse destes três documentos (poderá haver outros), o exportador enviará a documentação original para o importador;

5. Numerário e instruções de despacho

Uma vez que o lote de importação está em viagem internacional, o importador precisa se planejar financeiramente para pagar os impostos e custos logísticos que normalmente acontece na chegada dos produtos no Brasil.

Também nessa etapa, o importador encaminha ao despachante (caso ainda não o tenha feito) todos os documentos e informações da importação para fins de registro no Siscomex.

Programação de pagamento dos impostos e custos logísticos – O importador deverá solicitar ao seu despachante aduaneiro o numerário do processo que indica as despesas com impostos e custos logísticos. Com os documentos em mãos, o importador deverá fazer uma programação do pagamento das despesas que ocorrerá após a chegada das mercadorias no Brasil.

Envio de instruções para desembaraço aduaneiro – Para que possa registrar a operação de importação no Siscomex, o despachante aduaneiro deverá ter em mãos informações como: Descrição completa das mercadorias, peso líquido e peso bruto, Incoterms, forma de pagamento, aplicação da mercadoria entre outras;

6. Chegada da mercadoria e presença de carga

Quando a mercadoria chega no (aero) porto ou ponto de fronteira, é necessário que haja a confirmação de presença no produto no armazém de controle da Receita Federal para que se inicie o despacho aduaneiro.

Nessa etapa normalmente já acontece o pagamento de alguns custos logísticos como frete internacional e suas taxas que muitas vezes já foram indicadas no numerário.

Chegada das mercadorias no aero/porto de destino – Acompanhamento da chegada das mercadorias no Brasil através de informações do agente de carga ou transportadora internacional;

Pagamento do frete internacional e taxas (aero) portuárias – Após chegada das mercadorias no Brasil, o importador deverá providenciar o pagamento dos valores de frete internacional e demais taxas (aero) portuárias, como capatazias. Estes valores são os mesmos que já foram indicados no numerário na etapa 14;

Presença de carga – Condição necessária para que o importador possa dar entrada na documentação para registro da importação. O procedimento consiste na confirmação da disponibilidade da carga importada no armazém onde ocorrerá o desembaraço aduaneiro das mercadorias;

7. Despacho aduaneiro

Essa etapa é a liberação na Receita Federal propriamente dita. É quando os impostos são pagos

Deferimento da licença de importação (quando aplicável) – Quando aplicável, o importador deverá solicitar a licença de importação após a chegada das mercadorias no armazém de desembaraço das mercadorias. Esta situação ocorre para os produtos que demandam licença de importação pós-embarque;

Pagamentos dos impostos incidentes na importação – Registro da Declaração de Importação (DI) – Para que a importação seja registrada no Siscomex, o importador deverá providenciar o pagamento dos impostos incidentes na importação. Estes valores são os mesmos que já foram indicados no numerário na etapa 14;

Parametrização da Declaração de Importação – Após pagamento dos impostos e registro da importação no Siscomex, será definido o tratamento que será dado à importação, a chamada Parametrização;

Canal Verde: Liberação para carregamento / Canal Amarelo: Conferência documental / Canal Vermelho: Conferência documental e física das mercadorias – De acordo com a Parametrização definida pelo Siscomex, haverá a liberação direta das mercadorias (canal verde), conferência documental (canal amarelo) ou conferência documental e física (canal vermelho);

Conclusão do desembaraço aduaneiro e liberação para carregamento – Após cumprimento das exigências definidas pela Parametrização, o processo de importação será concluído e a mercadoria desembaraçada;

8. Emissão de NF e carregamento

Após liberação das mercadorias pela Receita Federal, o importador emite a Nota Fiscal de Entrada (ou Danfe) e providencia o carregamento e entrega até o seu local.

Emissão de nota fiscal de importação – Para que seja feito o carregamento do armazém de localização das mercadorias até o local do importador, deverá ser emitida a Nota Fiscal de Importação (Entrada);

Carregamento das mercadorias – De posse da Nota Fiscal, o importador solicitará a uma transportadora de sua escolha, que faça a coleta das mercadorias no armazém de desembaraço aduaneiro;

Transporte das mercadorias e entrega no local do importador – Após carregamento, as mercadorias seguirão viagem até o local do importador;

9. Fechamento de custos e arquivo

Uma vez que as mercadorias são recebidas em boa ordem, o importador fará o fechamento de custo a partir do recebimento das despesas com comprovantes originais (custos logísticos e impostos) e fará o arquivamento físico ou digital dos documentos da importação

Fechamento do custo de importação – Com o recebimento das mercadorias e de posse dos comprovantes de pagamento de despesas ao longo do embarque, o importador deverá providenciar o lançamento de todos os valores em seu sistema para fechamento do custo de importação. Notar que o valor total indicado na Nota Fiscal não reflete o custo final de importação;

Arquivo dos documentos originais de importação – De acordo com a legislação brasileira, os documentos de importação deverão ser mantidos em arquivo pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

 5 Recomendações IBSolutions para boa coordenação de embarques de importação

Para o bom desempenho de seus embarques de importação, compartilhamos algumas dicas importantes que aprendemos ao longo dos tempos, sendo muito delas na dor, ou seja, errando para poder acertar nos demais embarques.

1. Contrate o conhecimento e não somente serviço – não contrate apenas um despachante, pague para adquirir conhecimento no despacho. Assim, ficará mais fácil para acompanhar as liberações e sugerir soluções quando necessário.
2. Não receba o NÃO DÁ como resposta – infelizmente em nosso segmento de comércio exterior é muito fácil terceirizar a culpa. É a demora do outro elo, o sistema que está fora do ar ou a burocracia que não deixa as coisas caminharem. O NÃO DÁ é a palavra mais ouvida nas importações. Sempre questione e busque a opinião de outros profissionais de comércio exterior.
3. Visualize previamente custos e prazos – não deixe para o final aquilo que pode ser definido desde o começo. Inicie toda a importação de posse de uma planilha que indique custos e prazos. Os melhores prestadores de serviço em nosso segmento não terão dificuldade em lhe oferecer essas informações valiosas. Se você não souber o quanto custa e quanto tempo leva, vai cobrar o que depois dos demais elos da cadeia logística?
4. Abra sua mente – um embarque de importação não é somente colocar mercadorias em um navio, avião, trem ou caminhão e mandar embarcar. Há ferramentas logísticas, tributárias e fiscais disponíveis que podem fazer toda a diferença nos custos finais. Não tenha medo de utilizar ferramentas criadas pela Receita Federal que permitem a redução de impostos como Drawback e Ex-Tarifário. Explore melhor a utilização de Portos Secos que são unidades da Receita Federal que liberam importações e exportações, longe dos portos e aeroportos.
5. Controle e melhore sempre – se houve planejamento é necessário que haja controle para saber se tudo saiu bem. Meça prazos, custos, ausência de discrepâncias de informação nos documentos de embarque, eficiência dos elos da cadeia logística, entre outros aspectos. De posse dessas informações, faça uma análise do que pode ser melhorado. Entretanto, nem sempre precisa mudar o que está dando certo. Pequenos movimentos podem já fazer grandes diferenças.

Questione, aja e conquiste.
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