Criando um Departamento de Exportação

Exportar é o que importa, já dizia um grande pensador.

A exportação tem sido cada vez mais uma ferramenta estratégica das empresas que têm passado a enxergar a venda para o exterior não somente como uma válvula de escape, mas também como um diferencial competitivo perante os concorrentes.

A criação, organização, planejamento, controle e melhoria contínua do Departamento de Exportação é um dos processos mais importantes no caminho de internacionalização da empresa.

Nesse post discutiremos fatores primordiais como:

• A criação do Departamento de Exportação;
• O Departamento Comercial e Administrativo de Exportação;
• Departamento Administrativo de Exportação;
• Departamento Comercial de Exportação;
• A organização do Departamento de Exportação;
• O Departamento de Exportação e os demais setores;

A criação do departamento

A estrutura da empresa e o volume de negócios serão fatores imprescindíveis para a justificativa da criação de um Departamento de Exportação dentro da empresa. Tal departamento deverá ter suas funções definidas dentro da estrutura da empresa, devendo funcionar de forma harmônica com os demais setores da empresa.

Se a estrutura da empresa não permitir o desenvolvimento de seu próprio Departamento de Exportação, ou o volume de negócios não o justifique, a empresa deverá optar pelas demais formas indiretas de internacionalização da empresa, como exportação por meio de Trading Company. 

Caso a empresa não opte pela criação de um Departamento de Exportação independente, o departamento de marketing poderá emprestar a sua estrutura e ter controle sobre as atividades de exportação.

O Departamento de Exportação deverá ter o comprometimento dos demais departamentos, devendo servir como um condutor da cultura exportadora dentro da empresa, tornando claros os possíveis benefícios oriundos da exportação que poderão ser sentidos por todos os membros da empresa.

Caso a implantação do departamento não seja feita de forma planejada e tenha o apoio de todos, o processo poderá ser considerado como uma ameaça e poderá gerar conflitos entre os vários setores da empresa.

Um bom relacionamento dever ser desenvolvido com efetivos ou potenciais importadores, havendo uma resposta para todas as comunicações recebidas do exterior. Além disto, a empresa exportadora deverá estar em condições de atender sempre aos pedidos oriundos do exterior.

O Setor de Exportação deve estar em constante avaliação para que seja averiguado se os objetivos pré-estabelecidos estejam sendo cumpridos ou se há a necessidade na mudança das diretrizes.

Riscos iniciais deverão ser absorvidos pela empresa, pois o mercado internacional é extremamente competitivo e exige um alto grau de profissionalização. A “experiência exportadora” surgirá de forma gradual, dependendo do esforço da empresa para permanência no mercado externo.

Antes do início das atividades do departamento, os pontos abaixo deverão estar claramente definidos:

• Estrutura: localização geográfica e hierárquica do departamento dentro da empresa;
• Profissionais: número de funcionários, qualificações necessárias, cargos (auxiliar, assistente ou analista de exportação, encarregado, gerente);
• Material: computadores, telefone, fax, scanner, impressora, internet, formulários específicos de exportação, material de escritório, celular, note-book e outros;
• Parcerias: agentes de carga, transportadoras, companhias de seguro, bancos, corretoras de seguro, empresas de fumigação, representantes de venda, despachantes, fornecedores, consultores, empresas courier;
• Responsabilidades:  entre os departamentos dentro de processo de exportação.

O Departamento de Exportação deve estar bem localizado dentro do organograma da empresa, reforçando a ideia de exportação como estratégia empresarial. Normalmente o setor estará diretamente ligado à presidência da empresa.

Departamento Administrativo de Exportação

Um Departamento de Exportação no início de suas atividades pode funcionar com um quadro reduzido de profissionais. Normalmente as empresas quando iniciam suas atividades exportadoras, não apresentam uma estrutura administrativa de exportação, possuindo profissionais mais voltados para a parte comercial.

Entende-se por departamento administrativo ou operacional de exportação aquele responsável por toda a parte dos procedimentos burocráticos de exportação, abrangendo desde a confecção de fatura pro-forma até o pagamento de despesas no exterior. De forma simplificada, esta parte do setor poderá estar composta pelos seguintes profissionais:

• Auxiliar de exportação
• Assistente de exportação
• Analista de exportação
• Encarregado da produção
• Encarregado administrativo
• Supervisor administrativo

Principais atividades do Departamento Administrativo de Exportação

As principais atividades desenvolvidas no Departamento Administrativo de Exportação são:

• Confecção de fatura pro-forma;
• Mediação entre o departamento e a produção – acionamento da produção;
• Contratação de frete interno e internacional – fechamento de praça;
• Confecção dos documentos de exportação: fatura comercial, packing list, certificado de origem, Form A, saque, borderô e outros;
• Faturamento da mercadoria;
• Contratação do seguro de exportação;
• Contato com consulados, câmaras e entidades governamentais;
• Acompanhamento e despacho das mercadorias;
• Pagamento das despesas de exportação: despacho, transporte interno e internacional, fumigação, emissão de documentos e outros;
• Envio de amostras;
• Manutenção dos arquivos de exportação;
• Controle de toda a logística de exportação;
• Inspeção das mercadorias antes do carregamento e embarque;
• Desenvolvimento e abastecimento das estatísticas do departamento;
• Participação em palestras e treinamentos;
• Emissão do registro de exportação (RE) ou declaração simplificada de exportação (DSE);
• Acompanhamento do embarque das mercadorias e posterior averbação no Siscomex – Sistema Integrado de Comércio Exterior;
• Acompanhamento do recebimento das ordens de pagamento oriundas do exterior;
• Envio e acompanhamento dos documentos para o importador;
• Comunicação direta com o importador: envio da pro-forma, produção, embarque, envio de documentos, chegada de mercadoria;
• Emissão das instruções de embarque para as partes envolvidas: despachante, agente de carga, companhia marítima, transportadora;
• Acompanhamento do nível de atendimento e satisfação dos clientes.

Departamento Comercial de Exportação

O Departamento Comercial de Exportação está ligado diretamente às atividades de vendas. Suas atividades englobam desde a cotação dos produtos até as atividades de pós-venda. De forma resumida, esta parte do setor poderá estar composta pelos seguintes profissionais:

• Tradutora
• Secretária bilíngüe
• Assistente comercial de exportação
• Trader exportação
• Vendedor 
• Gerente regional / área
• Gerente geral

As principais atividades desenvolvidas no Departamento Comercial de Exportação são:

• Definição dos preços de exportação;
• Definição das políticas e diretrizes de exportação junto a diretoria;
• Elaboração planos anuais com metas de exportação;
• Fechamento dos pedidos de importadores;
• Desenvolvimento de parcerias no exterior: agentes de venda, transportadoras, agentes de carga, bancos;
• Desenvolvimento e manutenção dos canais de distribuição e comunicação;
• Participação em feiras e exposições no país e no exterior;
• Desenvolvimento de material publicitário;
• Abertura de novos negócios;
• Contato direto com importadores;
• Definição de políticas de preço, comunicação, logística e pós-venda;
• Contato com demais departamentos: engenharia, marketing, produção, diretoria;
• Coordenação e acompanhamento de visitas de importadores à fábrica;
• Análise da concorrência;
• Desenvolvimento de novos produtos junto com demais setores;
• Atendimento aos pedidos dos importadores, seja ele através de fax, telefone, e-mail ou qualquer outro meio;
• Acompanhamento da expedição das mercadorias junto ao Departamento Administrativo de Exportação;
• Acompanhamento do recebimento de ordens de pagamento do exterior;
• Controle de gastos e com distribuição, propaganda e feiras.

A organização do Departamento de Exportação

Em algumas situações, quando as atividades e as responsabilidades não estão bem definidas entre as duas partes do Departamento de Exportação, o desenvolvimento da atividade exportadora pode ser prejudicado.

Como exemplo, podemos citar a falta de informação ao importador quanto ao seu pedido de compra, a falta de acompanhamento do recebimento de ordens de pagamento e remessa de comissões ao exterior.

Portanto, a tarefas e atividades devem estar claramente divididas entre o departamento administrativo e o comercial de exportação para que não haja problemas no dia-a-dia do setor.

O Departamento de Exportação além de ter a parte administrativa e outra comercial, poderá também ser dividido em áreas ou polos. Esta divisão será viável quando o número de países importadores ou o número de compradores for grande.

A divisão do setor comercial poderá ser feita da seguinte maneira:

1. Gerentes ou vendedores de exportação serão responsáveis por grupos de países. Normalmente países com a mesma língua ou ligados geograficamente. 
2. Divisão do setor comercial em duas partes: língua inglesa e língua espanhola. 

A divisão do setor administrativo poderá ser feita da seguinte maneira:

1. Polos de exportação (auxiliar ou assistente) responsáveis por países com a mesma língua ou ligados geograficamente, acompanhando todo o processo de exportação.
2. Polos de exportação responsáveis por países de língua inglesa e outros por países de língua espanhola, acompanhando todo o processo de exportação.
3. Divisão do departamento conforme cada tarefa específica. Não haverá polos de exportação, mas sim grupos responsáveis por determinadas partes do processo de exportação, tais como: confecção de pro-forma; confecção de fatura comercial e packing list; análise de conhecimento de embarque; análise de carta de crédito; envio de amostras etc.

Conforme descrito acima o setor administrativo poderá ter profissionais responsáveis por todo o processo de exportação ou aqueles que estarão a cargo de determinadas partes do processo.

Os polos de exportação, responsáveis por todo o processo têm a vantagem de conhecer a sistemática como um todo, mas por não apresentarem foco em uma só atividade, alguns detalhes importantes podem passar despercebidos. Por outro lado a divisão do setor conforme cada tarefa específica pode trazer a especialização, diminuindo a ocorrência de erros. A desvantagem deste método é a não visão global da exportação.

Cabe ressaltar que não há uma formação ideal e única para o Departamento de Exportação. A sua estrutura será resultado principalmente do porte da empresa e dos objetivos pré-estabelecidos.

Departamento de Exportação e os demais setores

A exportação em toda a sua sistemática não pode ser de responsabilidade única e exclusiva do Departamento de Exportação. É imprescindível que a exportação seja uma atividade integrada entre todos os demais setores da empresa, onde necessariamente há uma troca constante de informações precisas, na quantidade e momentos certos.

A integração dar-se-á à medida que as responsabilidades estiverem bem claras entre os vários departamentos. Não só a estrutura deve estar propícia para o bom desenvolvimento da atividade exportadora, mas também os funcionários devem estar bem cientes da importância de suas tarefas ao longo do processo de exportação.

O Departamento de Exportação terá relacionamento com praticamente todos os demais setores da empresa, englobando desde o setor de engenharia até o setor de pós-venda.

Uma vez definido o papel de cada setor ao longo do processo de exportação, as seguintes atividades dar-se-ão entre os setores.

Exportação x Engenharia

• Desenvolvimento de novos produtos adequados à demanda externa;
• Adaptação e necessidade de melhoria dos produtos já existentes;
• Solução de problemas existentes nos produtos exportados;
• Adequação dos produtos quanto às normas internacionais de qualidade e desempenho;
• Formulação de laudos técnicos;
• Produção de mercadorias alternativas para a melhor utilização da logística.

Exportação x Marketing

• Desenvolvimento de material publicitário;
• Desenvolvimento de manuais técnicos;
• Participação em feiras e exposições;
• Desenvolvimento de embalagens, folder, adesivos e demais materiais;
• Análise da concorrência;
• Definição dos melhores canais de distribuição e comunicação.

Exportação x Contabilidade

• Manutenção de controles contábeis de exportação;
• Manutenção de arquivos de exportação de interesse do fisco, mantidos durante o período de cinco anos: pagamento de tributos, Drawback, comissões, etc.;
• Levantamento de custos dos produtos;
• Cálculo dos impostos;
• Controle dos CEs – Comprovantes de exportação.

Exportação x Financeiro

• Pagamento de despesas: frete, comissões, despachantes e outros;
• Controle das ordens de pagamento oriundas do exterior;
• Controle de gastos do Departamento de Exportação;
• Envio de ordens de pagamento ao exterior;
• Fechamento de câmbio e acompanhamento de pendências junto ao BC – Banco Central;
• Facilitador da comunicação do Departamento de Exportação com as entidades financeiras: bancos, corretoras e seguradoras.

Exportação x Expedição

• Discussão das melhores práticas para carregamento de exportação;
• Definição dos carregamentos quanto à quantidade e horários;
• Desenvolvimento de embalagens alternativas;
• Acompanhamento dos carregamentos de exportação;
• Definição das necessidades do carregamento: container de 20´ou de 40´?; Excesso de mercadoria, espaços disponíveis, necessidade de transporte especial;
• Acompanhamento da emissão das licenças especiais de transporte.

Exportação x Fábrica

• Definição de prioridades de produção;
• Definição de embalagem, quantidade e peso ou unidades por embalagem;
• Acompanhamento dos pedidos;
• Definição do prazo de produção para não comprometer as demais atividades;
• Discussão da necessidade ou não de mudanças na especificação dos produtos; 
• Produtos montados ou desmontados;
• Formulação de laudos técnicos.

Exportação x Assistência Técnica

• Disponibilização dos serviços pós-vendas ao importador;
• Treinamento dos usuários;
• Visitas periódicas para manutenção dos produtos no exterior;
• Discussão dos problemas frequentes ocorridos com os produtos exportados;
• Definição de soluções para defeitos e problemas com produtos exportados.

Exportação x Compras

• Desenvolvimento de novos fornecedores que atendam às necessidades de qualidade do importador;
• Definição de matérias-primas e insumos adequados para a exportação;
• Garantia de qualidade total para os produtos exportados;
• Controle e acompanhamento dos pedidos de exportação.

Exportação x Qualidade

• Definição de padrões de qualidade para a exportação;
• Resolução de problemas de qualidade com produtos exportados;
• Análise da qualidade do produto concorrente;
• Definição de objetivos conjuntos para o alcance de qualidade em escala global.

Conselho do especialista: independente da forma que o departamento será organizado, apenas comece. Inicie com uma estrutura mínima, mas profissional. Apoie-se em um planejamento e conte com a ajuda de empresas especialistas em exportação.

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