Como o Departamento de Compras pode usar a importação de forma estratégica

Em outro post já trouxemos alguns dos desafios e oportunidades da importação para o Departamento de Compras, assim como também falamos sobre a importância do comprador no processo de importação.

Nesse post iremos dar detalhes em cada uma das etapas do processo de compras e como a importação pode ser usada de forma estratégica pelo Departamento de Compras.

Como já dito em vários de nossos materiais, enxergamos a importação como uma miniempresa, ou seja, a dinâmica de compra internacional acaba envolvendo todos os setores de uma empresa – sem exceção.

O que você encontrará nesse post:

• Quais problemas do mercado interno a importação pode resolver;
• Como o Departamento de Compras deve enxergar a importação de uma forma estratégica;
• Os indicadores de performance ideias para uma importação de forma estratégica;
• Como controlar e melhorar uma importação;
• Como o Grupo IB pode ajudar nas suas negociações de compras internacionais

Quais problemas do mercado interno a importação pode resolver

O mercado fornecedor brasileiro apesar de ser grande ainda é falho em vários pontos e é justamente aí que a importação de forma estratégica pode ser uma ferramenta  poderosa no dia a dia do Departamento de Compras.

Podemos citar como principais dificuldade do mercado interno ao fornecedor matérias-primas, bens intermediários e bens acabados, os seguintes pontos:

• Inflexibilidade para mudança de configuração do produto;
• Pedidos mínimos;
• Dificuldade na obtenção do produto com marca própria;
• Limitação no prazo de pagamento;
• Atrasos nas entregas;
• Falta de padronização;
• Variação da qualidade;
• Insolvência dos fornecedores;
• Flutuação de preços.

Esses são apenas alguns dos fatores que devem ser administrados pelo Departamento de Compras. 

Olharemos a importação por um ângulo das soluções para esses problemas. Para cada ponto mencionado acima, traremos ações concretas para tornar a dificuldade em oportunidade.

Inflexibilidade para mudança de configuração do produto

Uma das primeiras oportunidades que a importação de forma estratégica traz é a personalização do produto importado junto ao fornecedor internacional. 

Muitas empresas lá fora oferecem as oportunidades com:

• Melhoria dos produtos;
• Personalização da embalagem comercial;
• Utilização de marca própria;
• Adição de tecnologias inexistentes no Brasil.

Isso traz uma flexibilidade muito grande para o desenvolvimento de estratégias de marcas mais agressivas. O produto já vem pronto para revenda, podendo inclusive ser importado e já direcionado para mais próximo do consumidor final.

Pedidos mínimos

A importação de forma estratégica também traz pedidos mínimos, mas o que temos vivenciado recentemente é a grande oportunidade de importar um mix maior do mesmo importador, fazendo diminuir, dessa maneira, o pedido mínimo por tipo de produto.

Dizemos que trocamos o pedido mínimo por item por um pedido de compra maior. Na importação tudo é negociável. Basta encontrar o fornecedor ideal que atenda às necessidades do importador brasileiro. 

Dificuldade na obtenção do produto com marca própria

Como dito anteriormente, uma grande parte dos fornecedores internacionais permitem a produção de produto com a marca própria do importador. Em algumas situações, essa produção com a marca própria será condicionada às seguintes situações:

• Envio da logomarca do importador ao fornecedor;
• Declaração de direito de uso da marca pelo fornecedor;
• Programação de um pedido mínimo para poder rodar um lote de embalagens próprio.

A qualidade das impressões é altíssima, superando as encontradas no mercado interno.

Limitação no prazo de pagamento

O mercado interno tem feito um movimento de diminuição dos prazos de pagamento, o que tem afetado diretamente o fluxo de caixa de muitas empresas. A importação de forma estratégica, apesar de em muitos casos demandar pagamentos antecipados, também oferece ferramentas que resguardam o fornecedor a oferecer prazos de pagamentos até mesmo superiores a 180 dias.

O fornecedor estrangeiro tem à sua disposição algumas ferramentas como:

• Seguro de crédito à exportação – uma seguradora internacional garante o pagamento ao fornecedor, caso o importador não honre com suas obrigações;
• Utilização de carta de crédito a prazo – o importador aciona um banco de primeira linha e esse banco irá ser o garantidor do pagamento ao fornecedor, caso o importador não honre o pagamento da importação.

Atrasos nas entregas

Tanto o mercado interno quanto o externo estão sujeitos a atrasos. A questão está em como os fornecedores têm trabalhado para minimizar os riscos de atrasos.

Na importação de forma estratégica, se considerarmos que temos muito mais etapas que uma compra no mercado interno, costumamos dizer que temos muita mais oportunidade também de fazer uma boa gestão dos prazos a cada etapa da cadeia de produção e logística internacional. Para isso, o importador precisa:

• Escolher fornecedores de referência;
• Contratar prestadores de serviços logísticos por meio de contratos que tragam cláusulas de cumprimento de prazos;
• Escolher muito bem o local de liberação das mercadorias no Brasil;
• Planejar, planejar e planejar. O planejamento é tudo na importação. O importador tem que estar na frente do processo de importação a todo o momento.

São pequenas decisões ao longo de cada etapa da cadeia logística internacional que farão a diferença no final em uma importação de forma estratégica.

É sempre recomendado também que se estabeleça cenários moderados de prazos para que a operação tenha tempo hábil para realizar a compra internacional.

Falta de padronização

Essa é uma das grandes reclamações da indústria nacional. Certamente um lote que chega fora dos padrões pode e deve ser devolvido ao fornecedor local. Mas o fato é que a energia e tempo que demanda, além de potenciais atrasos na produção, são efeitos negativos da falta de padronização que inevitavelmente serão gerados.

A importação, quando feita da forma correta, traz à empresa nacional uma garantia e tranquilidade maior quanto ao cumprimento das normas de padronização.

Isso acontece pelo simples fato de os fornecedores internacionais estarem inseridos em cadeias de fornecimento globais que seguem altos padrões internacionais de qualidade, pois são empresas que fazem negócios com outras corporações dos EUA, Japão e Europa.

Variação da qualidade

Qualidade está muito ligada também ao cumprimento da padronização não só do produto, mas também do fluxo de informação e documental.

A importação oferece um cenário positivo para a utilização das seguintes ferramentas de garantia da qualidade:

• Validação das amostras e embarque de lotes pilotos;
• Utilização de empresas internacionais como SGS e Bureau Veritas para visita à fábricas no exterior e acompanhamento da produção;
• Utilização de ferramenta de pré-embarque que verifica a qualidade e quantidade das mercadorias embarcadas;
• Testes específicos na origem em laboratórios homologados.

Todas essas são ferramentas que devem ser utilizadas de forma sábia e equilibrada, de acordo com cada negociação de importação. Nem sempre todas elas serão utilizadas ao mesmo tempo, mesmo porque isso implica em custos adicionais. Mas a utilização equilibrada traz ao processo de importação à segurança quanto a qualidade dos produtos negociados, produzidos e embarcados.

Insolvência dos fornecedores

Temos visto recentemente até mesmo corporações outrora sólidas, tendo dificuldades de solvência financeira.

Quando falamos de importação, também temos riscos como esse e outros como riscos políticos e econômicos, mas se partirmos do princípio de que estamos buscando fornecedores de referência mundial que fazem negócios com diversificados mercados, podemos acreditar que essas empresas tenham seus riscos diluídos.

Na importação podemos utilizar ferramentas de consulta à saúde financeira dos fornecedores e demais relatórios que darão indicativos necessários para se fazer uma análise detalhada de com quem estamos fazendo negócio.

Flutuação de preços

Eis aqui algo que tem trazido muito dor de cabeça aos compradores, a flutuação de preços. Muitas vezes essa situação pressiona o comprador e fechar lotes maiores, trazendo dificuldades para o fluxo de caixa da empresa e aumentando os níveis de estoque.

A importação apresenta algo interessante. Como boa parte do pagamento é feita de forma antecipada, quando já pagamos o valor correspondente aos produtos na origem, automaticamente estamos definindo o custo dessa parte em reais.

O que ficará em aberto são os custos logísticos e impostos que dependerão das cotações da moeda nas devidas datas de pagamento.

Com isso, a importação apresenta a grande oportunidade de fazermos programações de compra, cravando dessa forma os custos com os fornecedores. Não necessariamente precisaremos movimentar os lotes de importação, o que demandará um planejamento logístico na origem e no Brasil.

Como o Departamento de Compras deve enxergar a importação

O Departamento de Compras pode enxergar a importação como um aliado ou como um inimigo. Isso vai depender muito:

• Da maturidade da empresa;
• Do profissionalismo de cada membro do Departamento de Compras;
• Do direcionamento da diretoria;
• Da necessidade da empresa para melhorias em suas compras.

Se olhar o Departamento de Importação como concorrente, trará ao ambiente da empresa, um dia a dia pesado, pois não haverá cooperação entre os departamentos. A divisão ficará muito clara entre compras internas e externas. E isso faz com que a empresa como um todo, perca.

Por outro lado, quando há um trabalho conjunto entre Compras e Importação, necessariamente haverá um único processo de compras, resultando em ganhos significativos para os departamentos e para a empresa. Dizemos isso, pois a importação passa a ser:

• Uma ferramenta para desenvolvimento de alternativas de fornecedores;
• Um meio para a redução de custos com os produtos adquiridos no mercado interno;
• Um ganho de barganha, pois traz concorrência ao mercado local;
• Um balizador de preços e qualidade;
• Um garantidor de fornecimento;
• Um canal para melhoria dos processos e procedimentos da empresa.

Com o acesso uma maior base de fornecedores, automaticamente o comprador vai poder ter mais opções de negociações e literalmente terá um mundo de oportunidades ao seu alcance.

Não mais dependerá apenas do mercado interno e poderá ter acesso a outras ferramentas somente acessíveis a importação, tais como:

• Finimp – Financiamento de Importação;
• Aumento do poder de barganha com os bancos por passar a contratar serviços do portfólio de importação, como contrato de câmbio;
• Tecnologias inexistentes no Brasil;
• Importação com redução de impostos – máquinas e equipamentos.

A importação pode ser uma extensão do Departamento de Compras, mas é importante que os papéis de cada profissional estejam bem definidos.

Os indicadores de performance ideias para uma importação

Há muitas formas de se medir o desempenho de uma importação, mas vamos focar em alguns deles que uma vez bem medidos, darão as informações necessárias para um processo de melhoria contínua e atingimento das metas com a importação.

Dividiremos os indicadores em duas fases sendo: desenvolvimento e validação de produto e embarque de importação.

Indicadores de performance – Desenvolvimento e validação de produto

Na fase de desenvolvimento e validação de produtos, que é a etapa inicial de qualquer projeto de importação, temos como principais indicadores:

• Tempo e qualidade de resposta do fornecedor;
• Porte da empresa e portfólio de produtos (empresas focadas em determinados produtos);
• Familiaridade com o mercado brasileiro.

Outros indicadores podem ser utilizados como: custo, qualidade do produto, conhecimento da marca, certificações, localização entre outros.

Indicadores de performance – Embarque de importação

Por sua vez, os melhores indicadores na fase de embarque de importação que começa após a validação da amostra e início da produção até a chegada das mercadorias no local do importador, são:

• Custo realizado x custo projetado;
• Prazo estimado x prazo realizado;
• Qualidade do produto;
• Ausência da discrepância de informações – nas comunicações e nos documentos de importação.

O cumprimento desses 4 indicadores, permitirão ao importador um bom desempenho de um embarque de importação. A questão principal é como controlar esses pontos. E isso será discutido no próximo tópico desse post.

Como controlar e melhorar uma importação

Há uma frase famosa no mundo dos negócios que diz: “aquilo que não se controla, não se melhora”. Portanto, o controle é a chave para a melhoria.

Partiremos dos indicadores de performance indicados acima na fase de embarque para demonstrarmos algumas formas eficazes de controle.

Custo realizado x custo projetado

São poucos os importadores que dominam a arte de projetar custos de importação e por custos não estamos falando da simples matemática dos 100% a mais de custos logísticos e com impostos. Estamos falando sobre o cálculo apurado de um custo de importação, baseado na configuração da carga – origem e destino, peso bruto, cubagem, tipo e valor da carga, modal de transporte e classificação fiscal).

A melhor forma de controlar algo é conhecer a fundo o assunto. Não tem outro jeito de controlar custos sem conhecê-los em detalhes. Nesse sentido o importador tem duas opções para pré-visualização de custos na importação:

1. Contratar um profissional que conheça em detalhes a metodologia de simulação de custo de importação e nesse ponto não se enganem que qualquer um possa fazê-lo: ou
2. Contratar consultoria especializada ou acionar essa ferramenta por meio de despachante aduaneiro.

Com relação aos custos de importação, sempre compare de forma macro e de forma micro em cada custo.

Atenção especial deve ser dada aos seguintes pontos:

• Valor do dólar utilizado para pagamento ao fornecedor, ao pagamento dos custos logísticos e dos impostos;
• À classificação fiscal que está sendo usada, pois definirá as alíquotas de impostos a serem recolhidos;
• Ao local de liberação da mercadoria que irá influenciar na armazenagem e custo com frete rodoviário;
• Ao tipo de equipamento e logística, pois custos como: frete internacional tem impacto direto nos impostos da importação;
• À utilização de tabelas de negociação com o frete internacional, armazenagem e frete rodoviário nacional.

Prazo estimado x prazo realizado

Juntamente com a projeção de custos, recomendamos que seja feita uma projeção de prazos na importação. Abaixo destacamos os principais prazos:

• Produção;
• Embarque na origem;
• Viagem internacional – entre (aero) porto de origem e (aero) porto de destino;
• Desembarque no Brasil;
• Liberação na Receita Federal;
• Coleta e entrega no local do importador.

A soma total desses prazos resultará no prazo total da importação.

Atenção especial devem ser dadas à organização de coleta na origem e de liberação aduaneira. Para isso, recomendamos algumas ferramentas para monitoramento dos prazos.

• Produção – acompanhamento por meio de empresa terceirizada/profissional ou funcionário do importador que vai até o local do fornecedor – ferramenta normalmente utilizada por grandes corporações;
• Embarque na origem – coordenação por meio do agente de cargas para garantir a disponibilidade do equipamento de transporte adequado para a coleta;
• Viagem internacional – o mais importante é fechar um navio ou voo direto, quando há um prazo a ser cumprido ou o contrário, quando o importador quer buscar melhores opções de custos. Importante nessa etapa a contratação de empresas de referência no mercado e de verificação se não haverá transbordos (mudança de navio ou avião) no meio da viagem internacional;
• Desembarque no Brasil – importante acompanhamento por meio do agente de carga e despachante aduaneiro para que as mercadorias deem entrada no armazém da Receita Federal para fins de liberação aduaneira;
• Liberação na Receita Federal – para isso o importador precisa enviar as informações e documentos de forma antecipada e fazer um acompanhamento de perto junto ao despachante aduaneiro;
• Coleta e entrega no local do importador – contratar transportadora que possa demonstrar em tempo real a localização da carga.

Todo o qualquer desvio do planejado deverá ter uma ação imediata por parte da empresa importadora e é nesse momento que a experiência com os processos de importação é importante.

Qualidade do produto

A qualidade do produto pode e deve ser verificada nas seguintes etapas de um projeto e embarque de importação de forma estratégica:

1. Fase de projeto – com amostras e lote piloto (quantidade menor para validação no mercado)
2. Fase de embarque – com inspeção da produção e antes do embarque para validação da qualidade e especificações técnicas.

Normalmente o importador utiliza as seguintes ferramentas para a validação da qualidade dos produtos:

1. Agente no país de origem;
2. Empresa Certificadora Internacional como SGS, COTECNA e Bureau Veritas;
3. Empresa brasileira localizada no país de origem;
4. Profissional liberal no país de origem;
5. Funcionário do importador que se desloca até o país de origem.

Independentemente da ferramenta utilizada, é extremamente importante que o importador valide a qualidade dos produtos na origem e não na chegada na fábrica. Isso, pois, a devolução de produtos com falta de qualidade é um processo muito burocrático e custoso.

Vale a pena fazer certo da primeira vez e muitas vezes ter um custo adicional com a validação da qualidade do que o custo da NÃO qualidade.

Ausência da discrepância de informações – nas comunicações e nos documentos de importação

Costumamos dizer que importação e a movimentação de mercadoria, mas também de documentos e informações.

Se uma importação chega fisicamente no Brasil (ou qualquer outro país do mundo), mas os documentos e informações estão discrepantes, o importador terá dificuldade na liberação das mercadorias.

Por isso, que a conferência documental é extremamente importante em um processo de importação.

Trabalhar com informações de forma antecipada possibilita que o importador valide as mesmas e que face um double check, principalmente com relação a (ao):

• Descrição dos produtos;
• Classificação fiscal;
• Identificação correta do exportador e importador;
• Identificação dos volumes da importação;
• Utilização correta da unidade de medida estatística;
• Valores unitários e totais;
• Demais informações que deverão constar nos documentos de embarque: invoice, packing list e conhecimento de transporte.

Inclusive a discrepância documental trará custos adicionais não somente com o aumento da armazenagem, mas também com possíveis multas aplicadas pela Receita Federal.

Como o Grupo IB pode ajudar nas suas negociações de compras internacionais

Nós do Grupo IB, podemos ajudar sua empresa por meio de nossos braços especializados, com as seguintes ações:

IBSolutions (Consultoria e Gestão)

• Análise de mercados e produtos concorrentes;
• Estruturação da empresa para a importação;
• Importação e Gestão de Embarques de Importação.

IBTrading (Desenvolvimento de produtos e fornecedores)

• Desenvolvimento de produtos e fornecedores;
• Fornecimento Local de produtos importados – operação e capital próprio;
• Participação em feiras e eventos no exterior para levantamentos de novas oportunidades comerciais.

IBLoligistics (Logística Internacional e Nacional)

• Planejamento Logístico;
• Estruturação da cadeia logística Internacional;
• Coordenação logística das importações;
• Regimes Aduaneiros Especiais.