A Importação e o Departamento Financeiro

Esse post foi desenvolvido especialmente para você profissional de finanças.

Nós do Grupo IB temos uma aproximação natural com o Departamento Financeiro e admiração por seus profissionais, pois entendemos que esse departamento é um elo estratégico no mundo atual das importações. Importar bem é sinônimo de fazer a melhor gestão dos recursos financeiros da empresa.

Iremos trazer alguns pontos importantes como a importância do departamento financeiro na dinâmica da importação, o perfil do profissional de finanças, desafios e oportunidades.

A importância do profissional de finanças no processo de importação

Costumamos dizer que a importação é uma miniempresa, pois acaba envolvendo todos os departamentos de uma empresa. E um dos setores que sobressai sobre os demais na dinâmica de importação é o financeiro. Sua importância é vital para o bom desenvolvimento de qualquer importação. 

O seu conhecimento do perfil dos proprietários, da política da empresa, das necessidades, das políticas de pagamento e cobrança e de outros aspectos vivenciados no dia a dia da empresa fazem do Departamento Financeiro, uma área estratégica.

Em todo processo financeiro há vários fatores envolvidos. Quando incluímos a importação, o processo de decisão financeira acaba tendo novos aspectos. 

Em nossos vários anos de experiência, temos notado que o fator que mais interfere na dinâmica de um departamento de importação e financeiro é o desconhecimento da dinâmica de um processo de importação.

As operações no mercado interno são mais simples e previsíveis quando o assunto é o financeiro. Basicamente quando um Departamento de Compras realiza um pedido de compra, o financeiro é avisado sobre as datas de pagamento e esse se organizada para quitar os valores. Isso vale para os recebimentos das vendas realizadas.

Já na importação, há vários momentos e variantes que podem e irão fazer com que os valores pagos tenham uma variação.

Fatores que definem o perfil do profissional financeiro

Basicamente os fatores que permeiam o perfil do profissional de finanças são:

• Perfil analítico, capaz de trabalhar com dados, números, planejamento e projeções de mercado;
• Bom conhecimento em planilhas e ferramentas tecnológicas capazes de gerar bons insights;
• Inglês e outros idiomas em nível intermediário ou avançado para negociar com investidores internacionais;
• Boa visão estratégica e holística do negócio e do mercado, identificando excelentes oportunidades;
• Vasto conhecimento da legislação vigente no país e nos locais de atuação da empresa;
• Ética e integridade para manter as operações cotidianas que envolvem recursos financeiros.

Fonte: https://paraempresas.catho.com.br/profissional-de-financas/

Fatores de decisão em um processo de importação

O profissional de finanças, assim como os demais profissionais da empresa, deverá tomar várias decisões ao longo do processo de importação. Abaixo listamos as mais relevantes:

1. Capital disponível para a importação;
2. Definição de fontes de financiamento da importação;
3. Quantidade a ser comprada versus o financeiro necessário;
4. Risco cambial que pretende assumir;
5. Melhor momento para a confirmação dos pedidos de importação.

A importação, necessariamente, traz algumas incertezas como:

• Prazos;
• Custos;
• Qualidade;
• Previsibilidade.

O Departamento Financeiro que não tem o dia a dia da importação deverá buscar informações e conhecimento em outros departamentos ou externamente à empresa para que possa driblar essas incertezas.

Mas esse não é um processo que se constrói da noite para o dia. Entretanto, o primeiro e principal passo é a decisão em desbravar o mundo da importação na busca de benefícios para a empresa e até mesmo profissionais.

O caminho da importação traz como resultado certo um ganho de conhecimento que leva a empresa a outros níveis de negociação e de acesso a novas tecnologias e parceiros, antes inacessíveis.

O perfil atual do profissional de finanças e a sinergia com a importação

Importar é tomar decisão a cada segunda. É sair da zona de conforto. É desenvolver novas habilidades. É andar um campo desconhecido. É ser confrontado a cada etapa do processo de compra. É a oportunidade de realização pessoal e profissional. O mesmo pode ser dito para compras.

O novo profissional de finanças tem que falar a mesma língua do mercado que atua. Entender as regras que regem o jogo do mercado e visualizar tendências. Isso sim é um diferencial para o profissional de finanças.

O desenvolvimento de outras competências como idiomas e gestão cambial (pagamentos e recebimentos do exterior) são importantes para o tempo atual.

O profissional para exercer a função de finanças com eficiência, precisa conhecer algumas características indispensáveis para o trabalho. 

O profissional de finanças não apenas paga contas e recebe valores. Precisamos levar em consideração todas as demais tarefas que envolvem o processo financeiro, como, por exemplo, planejamento do fluxo de caixa, precificação, gestão de risco entre outros.

Entender a relação das operações externas e internas da empresa, planejar e antecipar problemas, buscar conhecimento em áreas adicionais, possuir estratégia, analisar os indicadores, saber negociar – esses são diferenciais para o profissional de finanças que o mundo atual de negócios precisa.

As oportunidades com a importação para o Departamento Financeiro

A importação pode e deve ser vista pelo Departamento Financeiro como um apoio estratégico que abrirá portas de novos negócios.

Costumamos dizer que a empresa brasileira já fica com a parte ruim da importação, pois quase que 100% delas dependem da importação, ou seja, já importam direta ou indiretamente.

Importar diretamente é quando a empresa já compra no mercado de algum fornecedor nacional que importa. Nessa dinâmica, a operação de compra da empresa nacional pode ser impactada negativamente pelos seguintes aspectos:

• Atrasos;
• Aumento de custos pela variação cambial;
• Aumento de custos por questões logísticas;
• Falta de padrão de qualidade;
• Inflexibilidade por falta de contato direto com o fabricante no exterior e prestadores de serviços da cadeia logística internacional; 
• Inflexibilidade para mudança de quantidades compradas;
• Outras incertezas e mudanças repentinas.

Agora, vamos trazer quais são os benefícios que a importação pode trazer para o departamento financeiro e por consequência para a empresa. As principais são:

• Maior flexibilidade na negociação com os fornecedores – pois há mais opções agora do que apenas os do mercado interno;
• Oportunidade para utilização de ferramentas como financiamento da importação (FINIMP), proteção cambial (HEDGE) e contrato de câmbio;
• Maior previsibilidade do custo, mesmo que a importação sofra com a variação cambial;
• Redução do caixa, pois a importação possibilita diretamente a redução de custos;
• Melhoria dos procedimentos, pois a importação exige mais controles e planejamento;
• Maior previsibilidade dos custos, apesar da variação cambial da operação.

Principais ferramentas financeiras na importação 

Para uma boa gestão financeira na importação, indicamos a utilização de algumas ferramentas que irão facilitar o dia a dia do profissional de finanças. Entretanto, muito dessas ferramentas serão de domínio de terceiros, que são os prestadores de serviço que estão na cadeia logística internacional. Vejamos algumas das principais ferramentas financeiras em uma importação.

1. Planilha de Custo de Importação – o próprio nome já diz – trata-se de uma planilha que traz o detalhamento dos custos de uma importação que servirá de comparativo para o custo efetivamente realizado. Normalmente quem faz essa planilha é a consultoria internacional especializada ou o despachante aduaneiro;
2. Numerário – visualização prévia dos custos para liberação das mercadorias no Brasil. Informações enviadas normalmente pelo despachante aduaneiro que traz de forma atualizada os valores com os impostos para a nacionalização do produto, assim como todos os custos logísticos da operação;
3. Finimp – financiamento para a importação que pode englobar tanto o valor das mercadorias quantos os impostos e custos logísticos;
4. Hedge cambial – serviço financeiro e cambial de trava da moeda para fins de conversão do custo final da importação. Serviço contratado junto ao banco de casa de câmbio;
5. Gestão cambial – controle dos processos em andamento com datas, valores e taxas de conversão de moedas – atual e projetada. Ferramenta ideal para demonstrar as janelas de oportunidades para melhor realização dos pagamentos em moeda estrangeira.

Erros comuns na importação 

Pelo simples fato de a importação não ser uma atividade do dia a dia das empresas, o profissional (de forma não intencional) acaba tendo algumas práticas não tão adequadas para uma boa gestão financeiro na importação. Nesse sentido, podemos apresentar como principais erros (mas também como principais oportunidades), os seguintes pontos:

• Iniciar um embarque de importação sem previamente visualizar os custos totais;
• Não considerar cenários de variação de moeda estrangeira;
• Não visualizar todos os embarques (quando há mais de um embarque acontecendo ao mesmo tempo) e seus momentos de pagamento que muitas coincidem, trazendo dificuldades para o fluxo de caixa;
• Não saber o que afeta um custo de importação e como evitar custos extras;
• Deixar que outros departamentos tomem as decisões, afetando diretamente assim o resultado financeiro da operação;
• Não negociar de forma estratégica os serviços de importação que os bancos oferecem;
• Segurar pagamentos em momentos cruciais da importação que acabam gerando custos extras.

Dicas para uma melhor gestão financeira na importação

Para uma melhor gestão financeira da importação, nós do Grupo IB sempre indicamos:

• Treinamento dos profissionais de finanças sobre a dinâmica da importação;
• Entendimento por parte do departamento financeiro dos aspectos que afetam diretamente o custo final da importação;
• Destacar um profissional que possa estar atento ao mercado cambial;
• Negociar bem com os bancos os custos dos serviços financeiros da importação – fechamento de câmbio, Finimp, hedge e outros;
• Sempre solicitar de forma antecipada uma simulação de custo de importação detalhada com destaques para as datas de pagamento;
• Trabalhar de forma conjunta com o departamento de compras e diretoria no planejamento das importações para melhor gestão do fluxo de caixa da empresa;
• Colocar a importação como atividade importante no departamento e não apenas como atividades urgentes.

Como nós da IBSolutions podemos ajudar o profissional de finanças

Como dito anteriormente, nós do Grupo IB temos uma aproximação natural com o departamento de importação. Somos motivados ao trabalho conjunto com o departamento financeiro na busca dos melhores resultados para a empresa.

Os principais apoios que podemos dar ao departamento financeiro são:

• Apoio ao planejamento financeiro;
• Levantamento de opções de financiamento à Importação;
• Visualização antecipada de todos os custos da importação;
• Validação da contratação dos prestadores de serviço na cadeia logística internacional e acompanhamento dos preços praticados;
• Negociação com bancos e casas de câmbio para contratação de serviços financeiros;
• Controle cambial para melhor fechamento dos pagamentos em moeda estrangeira;
• Intermediação com os demais departamentos como compras, contabilidade e fiscal;
• Estruturação dos procedimentos internos da importação vinculados diretamente ao departamento financeiro;
• Coordenação das etapas da importação;
• Segurança para a tomada de decisão.

O sucesso dessa empreitada demanda uma ação conjunta entre o departamento financeiro e nós do Grupo IB, mas a certeza do sucesso reside no fato que cada empresa trará ao projeto sua expertise, direcionando as energias e ações para os melhores resultados.