A Importação e o Departamento de Compras

Esse post foi desenvolvido especialmente para você comprador.

Nós do Grupo IB temos o DNA importador e temos uma grande inclinação para um trabalho conjunto com o Departamento de Compras e admiração por seus profissionais, pois entendemos que é o Departamento de Compras que é o termômetro e motor de uma empresa.

Iremos trazer alguns pontos importantes como a importância do departamento de importação na dinâmica da importação, o perfil do comprador, desafios e oportunidades.

Em outros materiais traremos ferramentas que irão potencializar o trabalho do Departamento de Compras por meio da importação.

A importância do comprador no processo de importação

Costumamos dizer que a importação é uma miniempresa, pois acaba envolvendo todos os departamentos de uma empresa. Entretanto, há um setor que sobressai sobre os demais que é o de compras. Sua importância é vital para o bom desenvolvimento de qualquer importação. 

O seu conhecimento técnico, da política da empresa, das necessidades, da forma de negociação e de outros aspectos vivenciados no dia a dia da empresa fazem do Departamento de Compras, uma área estratégica.

Em todo processo de compra há vários fatores envolvidos. Quando incluímos a importação, o processo de decisão acaba trazendo novos aspectos. 

Em nossos vários anos de experiência, temos notado que o fator que mais interfere na dinâmica de compra e importação é o medo. Essa afirmação pode ser confirmada por uma pesquisa realizada em 2010 pela Mediative (anteriormente Enquiro) que publicou o The BuyerSphere Project. As informaçõe foram coletadas no site meetime.com.br.

O autor Gord Hotchkiss descobriu: “Ao contrário de nossas suposições comuns, a compra B2B não é um processo racional. É um processo de decisão impulsionado pelas emoções humanas e a emoção primária é o medo. O grau de risco envolvido é a variável mais importante nas decisões de compra B2B. 

De forma geral, compradores temem quatro coisas: mudança, conflito, esforço e falha.

1. Mudança – Diante da mudança, o ser humano resistirá, se puder. A mudança envolve desde rotinas e procedimentos, até mesmo o local físico
2. Conflito – É muito mais fácil ir com uma solução segura ou simplesmente ficar com o status quo, do que trazer conflito com outros departamentos, pois o processo de compra nao ficará restrito ao setor de compra.
3. Esforço – O comprador se questiona se o esforço inicial demandado para desbravar uma nova frente, trará resultado igual ou maior a essa energia desprendida.
4. Falha – O medo mais profundo de conduzir as decisões dos compradores é o medo de cometer um erro e a importação por ser algo novo traz um cenário obscuro de vários temas que devem ser dominados.

Se o comprador decidir fazer as coisas do jeito que sempre fez estará respondendo basicamente ao que o nosso cérebro está programado para fazer, ou seja, seguir pelo caminho que demanda menos energia mental. Entretanto, para aquele comprador que quer se destacar como um profissional dinâmico e empreendedor que o mercado tanto procura, tem a grande oportunidade de “comprar” a ideia da importação. Adicionalmente trará ganhos substâncias para a sua empresa e ainda desenvolverá habilidades e conhecimentos que nunca poderiam ser alcançados se permanecesse na zona de conforto.

Fatores que definem o perfil do comprador

Devemos levar em consideração também a particularidade de cada comprador. Basicamente os fatores que permeiam o perfil do comprador são:

1. Papel social – Esse aspecto considera o “mundo” que o indivíduo pertence e com o qual ele interage.

2. Papel pessoal – Fatores como idade, cultura e necessidades, quando combinados simultaneamente, formam uma característica mais específica e singular, sendo um dos fatores mais complexos de se estudar, justamente pela pluralidade de aspectos que apresenta.

3. Cultura – O entendimento de várias culturas contribui para o sucesso no alcance da audiência de determinados públicos.

4. Medos e necessidades – Fatores ligados às questões psicológicas e emocionais podem impactar diretamente nos hábitos de compra,seja por um trauma, necessidade ou até mesmo por algum tipo de preconceito.

5. Estágio de vida – O estágio de vida tem a ver com a experiência e com a inclinação para correr riscos.

6. Mercado e economia – O cenário econômico e o mercado irão influenciar diretamente o comportamento dos compradores.

7. Experiência pessoal com a importação – experiências anteriores podem ser positivas ou negativas para futuras ações dos compradores com as oportunidades com a importação.

Os mais exigentes e indecisos compradores normalmente precisam de mais motivos para adquirirem algo, como informações, garantias, serviços adicionais etc. 

Há outras pessoas, porém, que só compram se tiverem confiança no vendedor, tendo estabelecido laços. Normalmente, são casos em que os produtos têm preço mais alto ou os clientes preferem visitas para fecharem negócios.

Fatores de decisão em um processo de importação

O comprador, assim como os demais departamentos da empresa, deverão tomar várias decisões ao longo do processo de importação. Abaixo listamos as mais relevantes:

1. Definição dos produtos a serem comprados;
2. Quantidade versus investimento;
3. Estoque x custo de capital;
4. Desenvolvimento de novos produtos;
5. Frequência de pedidos;
6. Definição da base de fornecedores externos;
7. Antecipação de tendências como aumento de preços e falta de produtos.

A importação, necessariamente, traz algumas incertezas como:

• Prazos;
• Custos;
• Qualidade;
• Previsibilidade.

O Departamento de Compras que não tem o dia a dia da importação deverá buscar informações e conhecimento em outros departamentos ou externamente à empresa para que possa driblar essas incertezas.

Mas esse não é um processo que se constrói da noite para o dia. Entretanto, o primeiro e principal passo é a decisão em desbravar o mundo da importação na busca de benefícios para a empresa e até mesmo profissionais.

O caminho da importação traz como resultado certo um ganho de conhecimento que leva a empresa a outros níveis de negociação e de acesso a novas tecnologias e parceiros, antes inacessíveis.

O perfil do novo comprador e a sinergia com a importação

Importar é tomar decisão a cada segunda. É sair da zona de conforto. É desenvolver novas habilidades. É andar um campo desconhecido. É ser confrontado a cada etapa do processo de compra. É a oportunidade de realização pessoal e profissional. O mesmo pode ser dito para compras.

O novo profissional de compras tem que falar a mesma língua do mercado que atua. Entender as regras que regem o jogo do mercado e visualizar tendências. Isso sim é um diferencial para o profissional de compras.

O desenvolvimento de outras competências como idiomas e Strategic Source que é a metodologia responsável por redução de custos e aumento de desempenho da cadeia produtiva também são importantes para o tempo atual.

O profissional para exercer a função de comprador com eficiência, precisa conhecer algumas características indispensáveis para o trabalho. 

O comprador não faz só compras para a empresa. Precisamos levar em consideração todas as demais tarefas que envolvem o processo de compra, como, por exemplo, logística, qualidade, planejamento, entre outros.

Organização, bom relacionamento, ser atualizado, possuir estratégia, analisar os indicadores, saber negociar – esses são diferenciais para o comprador que o mundo atual de negócios precisa.

As oportunidades com a importação para o departamento de compras

A importação pode e deve ser vista pelo departamento de compras como um apoio estratégico que abrirá portas de novos negócios.

Costumamos dizer que a empresa brasileira já fica com a parte ruim da importação, pois quase que 100% delas dependem da importação, ou seja, já importam direta ou indiretamente.

Importar diretamente é quando a empresa já compra no mercado de algum fornecedor nacional que importa. Nessa dinâmica, a operação de compra da empresa nacional pode ser impactada negativamente pelos seguintes aspectos:

• Atrasos;
• Aumento de custos pela variação cambial;
• Aumento de custos por questões logísticas;
• Falta de padrão de qualidade;
• Inflexibilidade por falta de contato direto com o fabricante no exterior e prestadores de serviços da cadeia logística internacional; 
• Inflexibilidade para mudança de quantidades compradas;
• Outras incertezas e mudanças repentinas.

Agora, vamos trazer quais são os benefícios que a importação pode trazer para o departamento de compras e por consequência para a empresa. As principais são:

• Maior flexibilidade na negociação com os fornecedores;
• Oportunidade de desenvolvimento de novos produtos;
• Melhor definição dos lotes de importação – quantidades compradas;
• Diminuição da dependência dos fornecedores do mercado interno;
• Redução de custos;
• Melhoria dos procedimentos, pois a importação exige mais controles e planejamento;
• Maior segurança no processo de compras com a utilização de ferramentas logísticas na origem e no Brasil;
• Aumento do controle da qualidade dos produtos com ações no país de origem;
• Maior previsibilidade dos custos, apesar da variação cambial da operação.

Como nós da IBSolutions podemos ajudar o profissional de compras

Como dito anteriormente, nossa DNA é de comprador (importador – quem compra de fora do país). Somos motivados ao trabalho conjunto com o departamento de compras por meio do compartilhamento de informações e conhecimento.

Os principais apoios que podemos dar ao departamento de compras são:

• Apoio ao planejamento de compras;
• Levantamento de opções de produtos e fornecedores;
• Visualização de informações dos concorrentes para melhor negociação dos preços;
• Negociação com fornecedores estrangeiros;
• Intermediação com os demais departamentos como engenharia, financeiro e produção;
• Estruturação dos procedimentos internos da importação vinculados diretamente ao departamento de compras;
• Coordenação das etapas da importação;
• Segurança para a tomada de decisão.

O sucesso dessa empreitada demanda uma ação conjunta entre o departamento de compras e nós do Grupo IB, mas a certeza do sucesso reside no fato que cada empresa trará ao projeto sua expertise, direcionando as energias e ações para os melhores resultados.